Handledningshörnan: bokningsinstruktioner

Handledningshörnan, Kajsa-huset (Fabiansgatan 30)

Handledningshörnan ligger på tredje våningen i Kajsahuset, bredvid Fabiansgatans huvudingång. Utrymmet rymmer upp till 30 personer (t.ex. för ett informationsmöte). För små grupper fungerar utrymmet bäst för en grupp på upp till 15 studerande.

Handledningshörnan, Infocenter Korona, biblioteket (Viksbågen 11)

Utrymmet rymmer max. 15 personer. Lokalen lämpar sig väl för till exempel mindre grupp- och diskussionsevenemang.

Handledningshörnan finns i O365-bokningskalendern 

• Kaisa-talo, Ohjauskulma
• Infokeskus, Ohjauskulma Kirjasto (Kirjasto = Bibliotek)

Eftersom lokalen får användas endast för evenemang med studenter, inte för möten, är bokningsrättigheterna begränsade. Efter att du har kontrollerat när lokalerna är lediga kan du skicka en bokningsbegäran till:

• Handledningshörnan, Kajsa-huset ohjauskulma@helsinki.fi
• Handledningshörnan, Infocenter Korona kirjasto@helsinki.fi

Du kan boka hela Handledningshörnan eller en del av lokalen, om du exempelvis ordnar en liten klinik där endast några personer i taget deltar. Beroende på evenemangets natur kan det alltså förekomma annat program samtidigt i Handledningshörnan. Vänligen meddela dig när du bokar om du bara behöver en liten del av utrymmet.

Snacks och alkoholfria drycker får serveras i Hanledningshörnan. Du kan ta med egna förfriskningar till evenemanget eller beställa dem en vecka före evenemanget från Well Kaisa-talo eller Porthania eller infokeskus@unicafe.fi. Var vänlig och städa upp all servering i slutet av evenemanget.

Handledningshörnan är inredd så att möblerna kan flyttas i lokalen så att de på bästa möjliga sätt passar det program som ordnas. Om du på din tur gör stora ändringar i hur möblerna är placerade, vänligen flytta tillbaka dem på sina ursprungliga platser! 

Handledningshörnans möbler får inte flyttas ut ur lokalen.

Handledningshörnan, Kajsa-huset

• Två länstolar
• En soffgrupp
• Tre små låga träbord
• Tre vita runda bord med gasfjäder
• Två svarta stolar
• Två klädställningar
• Två flyttbara rumsavdelare

Vi har inskaffat 20 stycken extra stolar som finns på en kärra med hjul i Kajsabiblioteket, bakom kundservicen. Om du behöver extra stolar för ditt evenemang i Handledningshörnan kan du hämta dem på kärran från kundservicen, men det är meningen att stolarna förvaras i biblioteket när de inte behövs i Handledningshörnan.

Handledningshörnan, Vik Infocenter Korona

Bibliotek:

• 12 Metallstolar
• Tre bord (4 personer/bord)
• 14 extra stolar
• Tre flyttbara rumsavdelare
• Roll-up

Borden är tunga och bör flyttas så att de inte repar golvmattan.

I Handledningshörnan finns en bildskärm som arrangörerna får använda vid behov. Skärmen startas med en fjärrkontroll som finns i ett skåp i Handledningshörnan.

Skärmen har olika kablar (bland annat hdmi) som kan användas för att koppla en bärbar dator till skärmen.  När datorn är kopplad till skärmen kan man spela upp videor och ljud via skärmens högtalare. 

Vänligen lyft bort kablarna från golvet när du är klar så att de inte skadas när studenter rör sig i lokalen eller när man flyttar på möbler.

Det är på arrangörens ansvar att göra reklam för evenemang som ordnas i Handledningshörnan.

• Det lönar sig att informera om evenemang på Studietjänsten. Du kan också använda andra kanaler för att nå en så stor skara studenter som möjligt.
• Om evenemanget du ordnar är öppet för alla studerande kan du göra en trespråkig annons för informationskärmen i Kajsahusets Handledningshörna. Förbered annonsen med hjälp av universitetets gemensamma mallar för informationsskärmar. Skicka Powerpoint-dokumenten via e-post till opiskelijaviestinta@helsinki.fi minst en vecka före önskat publiceringsdatum. 
• Evenemanget bör också läggas till i universitetets evenemangskalender. Genom att välja "studentevenemang" som evenemangskategori kommer evenemanget också att visas i på Studietjänstens hemsida. Mer information om hur man använder evenemangskalendern finns på Flamma (kräver inloggning).
• Var evenemanget lyckat, fick ni bra bilder? Vet du redan på förhand att det ordnas något kul som man kan göra reklam för på universitetets Instagram-konto? Kontakta  opiskelijaviestinta@helsinki.fi om du vill lägga upp en bild på universitetets Instagram och hulib-viestinta@helsinki.fi om du vill att bilden syns på bibliotekets Instagram!

Frågor att beakta när man planerar ett evenemang   

• Hur skapar jag ett öppet diskussionsklimat från första början?  
• Ingår det smågruppsarbete i evenemanget? Hur ska grupparbetet förberedas så att det känns så behagligt och meningsfullt som möjligt för studenten?
• Skapar det mervärde om deltagarna har kameran påslagen? På vilket sätt? Eller är studenterna kanske mer avslappnade om de inte förutsätts ha kameran påslagen? 

Att beakta när du skriver evenemangsbeskrivningen: 

• Meddela på förhand om det ingår interaktiva element i evenemanget. Det är skäl att nämna om det är meningen att man ska arbeta i små grupper eller föra en aktiv diskussion.  
• Lägg till en kontaktadress (arrangörens e-postadress) i beskrivningen. På så sätt kan studenterna till exempel ställa frågor om evenemanget på förhand och avboka sin deltagaranmälan direkt till arrangören. 

Kom ihåg att början är viktig 

Tröskeln att delta kan vara lägre om evenemanget är inkluderande från första början. Det lönar sig alltså att fundera över om det vore bättre att inleda med en liten uppvärmningsuppgift som genast får deltagarna att prata och delta, i stället för att direkt börja med ett föredrag. 

I början av evenemanget 

• Vid evenemangen iakttas principerna för en tryggare miljö, och alla deltagare ges utrymme att vara sig själv. 
• Tydlighet är en fördel: att exempelvis presentera evenemangets program och eventuella mål genast i början och att ge tydliga anvisningar om de olika avsnitten minskar ofta osäkerheten och missförstånden. 
• Berätta för deltagarna om principerna för användning av kamera och mikrofon.  
  • Om det önskas att deltagarna ska ha sina kameror påslagna lönar det sig för arrangörerna att själva föregå med gott exempel och ha sina egna kameror påslagna oavsett om de just då talar eller inte. Motivera också varför det önskas att deltagarna ska ha kameran påslagen. 
• Berätta hur du vill att deltagarna ska be om ordet under evenemanget: ska ni använda chatten eller öppna mikrofonen (eller bådadera), får man kommentera när som helst eller mellan arrangörens anföranden osv.  
• Du kan också berätta hur studenten kan sudda ut (blurra) sin bakgrund eller redigera sitt namn.

Bekanta dig med anvisningarna till studenterna i avsnittet Anvisningar för dig som deltar i ett virtuellt evenemang.