Käytännön ohjeita: Ennen vaihtoa, vaihdossa ja vaihdon jälkeen

Valitse koulutusohjelma

Hae koulutusohjelmaa

Kandiohjelmat

Maisteri- ja lisensiaattiohjelmat

Tohtoriohjelmat

Palauta oletusarvoihin

Valitse muu opetuksen järjestäjä

Tähän ohjeeseen on koottu muistilistoja ja käytännön ohjeita vaihtoprosessin eri kohtiin. Täältä löydät myös Mobility Online -hakuportaalin teknisen tuen yhteystiedot.

Muistilista - ennen vaihtoa

  1. Aloita vaihdon valmistelu hyvissä ajoin ja keskustele vaihdosta myös esimiehesi kanssa jo ennen hakemuksen jättämistä.  Vaihtojakso voidaan sisällyttää opettajan työsuunnitelmaan, jos se on hyvissä ajoin suunniteltu.
  2. Varmista Mobility Online –järjestelmästä, että yksikölläsi on haluamasi kohdeyliopistoon Erasmus-opettajavaihtosopimus ja sopimuksessa on jäljellä vaihtokiintiötä. Tarvittaessa ota yhteyttä liikkuvuuspalveluihin asian varmistamiseksi.
  3. Hae matkatukea Mobility Online -järjestelmässä viimeistään 2-3 kuukautta ennen vaihdon alkamista. Poikkeuksena elo- ja syyskuussa alkavat vaihdot, jolloin Erasmus-matkatukea haetaan toukokuun loppuun mennessä. Huomaathan, että Erasmus-vaihtoa ja muuta henkilökohtaista lomaa ei voi yhdistää.
  4. Ole yhteydessä kohdeyliopistoon ja etsi sopiva yhteyshenkilö vaihdollesi (esim. oman alasi kollega) vaihdon käytännön asioista ja opetuksesta sopimiseksi.
  5. Ota selville, mikä on opiskelijoiden kielitaito, opiskelijoiden vuosikurssitaso ja opetettavaan aiheeseen liittyvät aiemmat opinnot kohdekorkeakoulussa. Huomioi kohdeyliopiston akateeminen kulttuuri, kun suunnittelet opetustasi.
  6. Suunnittele opettajavaihdon päiväkohtainen ohjelma ja sovi siitä kohdeyliopiston vaihdon yhdyshenkilön kanssa. Viimeistele sen jälkeen vaihdontyösuunnitelma (Mobility Agreement –dokumentti). Erasmus vaihdon ehtojen mukaan opetusta vaihdossa tulee olla vähintään 8 tuntia per vaihtoviikko ja ohjelmaa on vaihdon jokaiselle päivälle. Hanki allekirjoitukset viimeisteltyyn vaihdon työsuunnitelmaan ja liitä se hakemuksesi liitteeksi. Muun vaihdon ohjelman voit suunnitella kohdeyliopiston sekä omien toiveittesi mukaan.
  7. Kun saat liikkuvuuspalveluista matkatukipäätöksen, muista tulostaa mukaan matkalle myös vaihtotodistus. Tee matkapyyntö hakuohjeiden mukaan.
  8. Jos haluat tarkistuttaa etukäteen opetusmateriaalisi kieliasun, Kielikeskuksen Kielipalvelut voi tarjota kielentarkistuspalvelua.
  9. Tutustu tarvittaessa Helsingin yliopiston esittelymateriaaleihin, joita voit halutessasi käyttää vaihdon aikana esitellessäsi Helsingin yliopistoa.
  10. Jos vaihdon tavoitteena on edistää opiskelijaliikkuvuutta, niin lue sitä liikkuvuuspalvelujen laatimat ohjeet ennen vaihtoa. Tarvittaessa saat lisätietoa kohdeyliopiston liikkuvuussopimuksesta ja toteutuneesta liikkuvuudesta ottamalla hyvissä ajoin ennen vaihtoa yhteyttä liikkuvuuspalveluihin.
  11. Työmatkaan liittyvät asiat: Työmatkan lennot tulee varata CWT matkatoimistosta, katso lentovarausta koskevat ohjeet Flammasta. Tutustu tarvittaessa ennakolta työmatkustamisen sääntöihin, jos et tunne niitä entuudestaan. Tutustu myös työmatkan matkavakuutusta koskeviin tietoihin Flammassa.

Muistilista- vaihdon aikana

  • Erasmus opettajavaihtojakson päättyessä vaihtokohteessa, pyydä vaihdon yhteyshenkilöltä vaihtotodistus. Voit käyttää vaihtotodistus lomaketta (Letter of confirmation), jonka saat sähköpostitse matkatukipäätöksen yhteydessä.  Myös kohdeyliopiston oma vaihtotodistus leimalla varustettuna kelpaa.
  • Voit vaihdon aikana pyrkiä edistämään opiskelijaliikkuvuutta, johon on laadittu erilliset ohjeet. Lisätietoa Helsingin yliopiston vaihtosopimuksista saa ottamalla yhteyttä osoitteeseen: exchangeagreements@helsinki.fi. Ota yhteyttä liikkuvuuspalveluihin hyvissä ajoin ennen matkaa.
  • Voit vaihdon aikana esitellä Helsingin yliopistoa ja omaa yksikköäsi, katso Flammasta HY:n esittelymateriaali.
  • Jos haluat edistää koulutusyhteistyötä vaihtosi aikana, niin katso liikkuvuuspalveluiden laatimat tarkemmat ohjeet.

Muistilista - vaihdon jälkeen

  • Kun palaat vaihtomatkalta anna palautetta vaihtomatkastasi tuoreeltaan. Erasmus vaihdoissa sinulle lähetetään EU Survey kysely, johon Sinun tulee vastata. Palautteen antaminen kuuluu matkatuen ehtoihin.
  • Jos osallistuit Erasmus opettajavaihdossa pedagogiseen vaihtoon, saat sitä koskevan sähköisen kyselyn sähköpostiisi vastattavaksi. Yliopistonlaajuisissa kahdenvälisissä vaihdoissa vaihtopalaute kirjataan Mobility Online hakujärjestelmään.
  • Matkan jälkeen tee matkalasku liikkuvuuspalveluihin viimeistään kahden kuukauden kuluessa matkasi päätyttyä. Sinun tulee kohdistaa matkalasku liikkuvuuspalveluiden wbs:lle, jonka olet saanut sähköpostitse matkatukipäätöksessäsi. Muista liittää matkalaskun liitteeksi selvästi skannatut kuitit matkan kuluista. Älä liitä matkalaskuusi sellaisia kuluja, jotka yliopiston on matkastasi aiemmin maksanut (esim. CWT:n kautta ostetut lentoliput).
  • Matkalaskua verrataan aiemmin tekemääsi matkapyyntöön, jossa olet eritellyt matkasi kokonaiskustannukset. Liikkuvuuspalvelut ei korvaa myönnetyn matkatuen ylitystä. Voit laskuttaa enintään myönnetyn matkatuen verran kuluja matkan jälkeen.
  • Muistathan kirjata vaihtosi Helsingin yliopiston tutkimusportaaliin.
  • Toivomme, että voit hyödyntää monipuolisesti vaihtokokemuksiasi eri yhteyksissä ja kertoa niistä muilla. Mahdollisesti oma yksikkösi tai koulutusohjelmasi olisi myös kiinnostunut kuulemaan kokemuksistasi. Vaihtokokemuksista myös liikkuvuuspalvelut on hyvin kiinnostunut ja mielellään myös pyytää vaihdossa olleita opettajia ja tutkijoita erilaisiin tilaisuuksiin kertomaan kokemuksista. Liikkuvuuspalveluihin voi myös ottaa yhteyttä vaihdon jälkeen ja kertoa omista kokemuksista puhelimitse. Ota rohkeasti yhteyttä liikkuvuuspalveluihin ja kerro kokemuksistasi!

Käytännön ohjeita: Erasmus opettajavaihdon matkapyyntö ja matkalasku

Matkapyyntö ja sen hyväksyminen

Opettajavaihtoon lähtevänä teet matkapyynnön liikkuvuuspalveluiden tulosyksikköön sen jälkeen, kun olet saanut liikkuvuuspalveluista päätöksen matkatuen myöntämisestä. Erittele matkapyyntöön lisätiedot/kommentit kenttään vaihtomatkasi arvioidut kokonaiskustannukset. Voit tehdä matkapyyntöä varten alustavan tiedustelun lentolipun hinnasta CWT matkatoimistosta. Matkapyynnön hyväksyy liikkuvuuspalvelujen asiantuntija, joten sinun tulee kohdistaa matkapyyntö liikkuvuuspalveluiden wbs:lle, jonka saat sähköpostitse matkatukipäätöksessäsi. Huomaathan, että matkaennakkoja ei enää makseta 1.1.2019 alkaen.

Matkan suunnittelu ja matkavaraukset

Matkaa suunnitellessa (lentolippu- ja hotellivaraukset) kannattaa huomioida, että myönnetty liikkuvuusapuraha on enimmäissumma matkakuluille. Jos huomaat, että matkakulut ylittyvät jo matkaa suunnitellessa ja varatessa, ota yhteyttä liikkuvuuspalveluihin ennen matkavarausten tekoa.

Erasmus-matkakuluja voidaan korvata ainoastaan yliopiston matkustusohjeiden mukaisesti, joten tutustu niihin hyvissä ajoin ennen matkaa.  Erasmus-vaihdossa on lisäksi noudatettava muita Erasmus-matkatuen ehtoja, jotka luet ja hyväksyt Mobility Onlinessä ennen matkatuen virallista päätöstä. Huomaa, ettet voi vaihtaa vaihtomatkan päiviä ilmoittamatta siitä liikkuvuuspalveluihin, koska matkatuki lasketaan päiväkohtaisesti.

Voit tehdä sitovia matkajärjestelyjä vasta sitten kun olet saanut liikkuvuuspalveluista matkatukipäätöksen (ja matkatuen enimmäissumman) ja kun matkapyyntösi on hyväksytty liikkuvuuspalveluissa ja olet saanut siitä sähköpostitse vahvistuksen. Järjestä matkasi Helsingin yliopiston matkustusohjeiden mukaisesti. Lentoliput tulee aina varata yliopiston käyttämästä CWT matkatoimistosta.

CWT-matkatoimiston lento- ym. varausten yhteydessä kohdistetaan kulut liikkuvuuspalveluiden web:sille. Saat wbs:n sähköpostitse matkatukipäätöksessäsi. CWT-matkatoimiston yhteystiedot löydät Flammasta matkan varaaminen -kohdasta.

Matkalasku ja sen hyväksyminen

Matkan jälkeen tee matkalasku liikkuvuuspalveluihin viimeistään kahden kuukauden kuluessa matkasi päätyttyä. Sinun tulee kohdistaa matkalasku liikkuvuuspalveluiden wbs:lle, jonka olet saanut aiemmin sähköpostitse matkatukipäätöksessäsi. Muista liittää matkalaskun liitteeksi selvästi skannatut kuitit matkan kuluista. Älä liitä matkalaskuusi sellaisia kuluja, jotka yliopiston on matkastasi aiemmin maksanut (esim. CWT:n kautta ostetut lentoliput).

Matkalaskua verrataan aiemmin tekemääsi matkapyyntöön, jossa olet eritellyt matkasi kokonaiskustannukset. Liikkuvuuspalvelut ei korvaa myönnetyn matkatuen ylitystä ja voit laskuttaa enintään myönnetyn matkatuen verran kuluja matkan jälkeen.

Huomiothan, että:

  • Matkavarauksia ei voi tehdä, ennen kuin matkatukihakemus ja matkapyyntö on hyväksytty liikkuvuuspalveluissa.
  • Vaihtomatkan lentoliput on varattava matkustusohjeen mukaisesti yliopiston käyttämästä CWT matkatoimistosta.
  • Matkapyyntöön sinun tulee lisätä arvio vaihtomatkan kokonaiskustannuksista ja sitä varten voit pyytää alustavia tarjouksia/matkan hintatiedusteluja CWT matkatoimistosta.
  • Mikäli matkan kustannukset ylittävät matkatukipäätöksessä myönnetyn matkatuen enimmäismäärän, on sinun otettava yhteyttä liikkuvuuspalveluihin ennen kuin teet sitovia matkavarauksia.

Mobility online -hakuportaalin tekninen tuki

Mobility Online -hakuportaalin ongelmatilanteissa ota yhteyttä mahdollisimman tarkan ongelmakuvauksen kanssa osoitteeseen:

sähköpostitse: kvl-admin@helsinki.fi tai puhelimitse: +358294140134