Ohjauskulma: Tilan varausohjeet

Ohje kuuluu seuraaviin teemoihin

Valitsemalla koulutusohjelman saat näkyviin yleisten ohjeiden lisäksi koulutusohjelman mahdolliset omat sisällöt.

Tervetuloa Ohjauskulmaan! Ohjauskulma on matalan kynnyksen kohtaamispaikka, jossa yliopiston työntekijät ja yhteistyökumppanit voivat järjestää opintojen sujumiseen ja hyvinvointiin liittyvää toimintaa tutkinto-opiskelijoillemme.

Ohjauskulmassa järjestetään säännöllisesti kaikille opiskelijoille avoimia tilaisuuksia lukuvuoden ympäri. Sen lisäksi tilaa saa mielellään käyttää esimerkiksi koulutusohjelman, opintosuunnan ja tietyn kurssin infotilaisuuksiin, pienryhmiin ja muuhun opintoihin liittyvään toimintaan. Ohjauskulmassa noudatetaan turvallisemman tilan periaatteita.

Löydät Ohjauskulmat,

  • Kaisa-talon 3. kerroksesta 
  • Infokeskus Koronan 1. kerroksesta kirjastossa.

Tälle sivulle on koottu käytännön ohjeita Ohjauskulman käyttöön liittyen. Lue lisää Ohjauskulmassa järjestettävästä toiminnassa Opiskelijan ohjeiden Hyvinvointitapahtumat-sivulta.

Ohjauskulmien tilatiedot

Ohjauskulma, Kaisa-talo (Fabianinkatu 30)

Ohjauskulma on keskustakampuksen Kaisa-talon 3. kerroksessa, Fabianinkadun pääsisäänkäynnin vieressä. Tilaan mahtuu enintään 30 henkilöä (esimerkiksi infotilaisuus). Pienryhmien osalta tila toimii parhaiten enintään 15 opiskelijan kokoiselle ryhmälle.

Viikin ohjauskulman tilat.
Kaisa-talon Ohjauskulma

Ohjauskulma, Infokeskus Korona, Kirjasto (Viikinkaari 11)

Ohjauskulma on Viikin kampuksen Infokeskus Koronan 1. kerroksessa kampuskirjaston puolella. Ohjauskulma on Niilin puutarhan edessä. Tilaan mahtuu enintään 15 henkilöä. Tila sopii hyvin esimerkiksi pienryhmille ja keskustelutilaisuuksiin.

Viikin Ohjauskulma kirjasto
Viikin Ohjauskulma Kirjasto

Ohjauskulman varaaminen ja tarjoilut

Ohjauskulmat löytyvät tilojen O365-varauskalenterista: 

  • Kaisa-talo, Ohjauskulma
  • Infokeskus, Ohjauskulma Kirjasto

Koska tilaa voi käyttää vain opiskelijoille suunnattuun toimintaan, eikä esimerkiksi kokouksiin, on tilan varausoikeuksia rajoitettu. Kun olet tarkistanut, milloin tila on vapaa, voit laittaa varauspyynnön

Voit varata joko koko Ohjauskulman tai vain osan siitä (jos esimerkiksi pidät pienimuotoista klinikkaa, jossa paikalla on kerrallaan vain muutama henkilö). Ohjauskulmassa voi siis olla samanaikaisesti myös muuta pienimuotoista toimintaa. Ilmoitathan varauksen yhteydessä, jos tarvitset vain osan tilasta käyttöösi.

Ohjauskulmissa saa tarjoilla purtavaa ja alkoholittomia juomia. Voit tuoda tarjoilut tapahtumaan itse tai tilata ne viikkoa ennen tapahtumaa Kaisa-talon Well:stä tai Porthaniasta tai infokeskus@unicafe.fi. Siivoathan kaiken tarjoiluun liittyvän tapahtuman lopuksi.

Ohjauskulman kalusteet

Ohjauskulma on suunniteltu siten, että kalusteita voi tilan sisällä siirtää toimintaan parhaiten sopivalla tavalla. Mikäli teet omalla vuorollasi isoja muutoksia, siirräthän kalusteet takaisin suunnilleen alkuperäisille paikoilleen!

Ohjauskulman kalusteita ei saa siirtää tilan ulkopuolelle

Ohjauskulma, Kaisa-talo

  • Roll-up, jonka tarkoituksena on helpottaa tilan löydettävyyttä
    • Ethän liikuttele roll-uppia, sen paikka on valittu näkyvyyden maksimoimiseksi!
  • Kaksi nojatuolia
  • Sohvaryhmä
  • Kolme puista matalaa pientä pöytää
  • Kolme valkoista kaasujousellista pyöreää pöytää
  • Kaksi mustaa tuolia
  • Kaksi naulakkoa
  • Kaksi siirrettävää sermiä
  • Näyttö
  • 20 kpl varatuoleja liikuteltavassa kärryssä 

Ohjauskulma, Viikin Infokeskus Korona

Kirjasto:

  • 12 metallituolia
  • Kolme 4-hengen pöytää
  • Näyttö + kaiutinjärjestelmä
  • Roll-up
  • Kolme sermiä

Pöydät ovat painavia ja ne tulee siirtää kantaen, jotta ne eivät naarmuta lattiamattoa.

Näyttö

Ohjauskulmassa on näyttö, jota tapahtumien järjestäjät voivat halutessaan käyttää. Näyttö käynnistetään näytön oikeasta laidasta löytyvästä käynnistyspainikkeesta.

Näytössä on kiinni erilaisia johtoja (mm. hdmi-johto), joilla siihen saa yhdistettyä kannettavan tietokoneen. Kun kannettava laite on yhdistettynä näyttöön, voi esimerkiksi videoiden ääniä toistaa näytön kaiuttimien kautta. 

Nostathan johdot käytön jälkeen pois lattialta, jotta ne eivät vaurioidu, kun opiskelijat liikkuvat tilassa tai kalusteita siirrellään.

Tapahtumien mainostaminen

Ohjauskulmassa järjestettävien tapahtumien mainostaminen on järjestäjän vastuulla. 

  • Tapahtumista kannattaa tehdä tiedote Opiskelu-palveluun. Käytä myös muita mahdollisia kanavia, jotta tavoitat mahdollisimman laajan opiskelijajoukon.
  • Jos järjestämäsi tapahtuma on avoin kaikille opiskelijoille, tee siitä kolmikielinen mainos Kaisa-talon Ohjauskulman infonäytölle. Valmistele infonäyttöpohja seuraamalla yliopiston yhteisiä ohjeita. Toimita Powerpoint-muotoiset diat sähköpostitse osoitteeseen anniina.sjoblom@helsinki.fi vähintään päivää ennen toivottua julkaisuajankohtaa. 
  • Tapahtuma kannattaa lisätä myös yliopiston tapahtumakalenteriin. Valitsemalla tapahtumaluokaksi "opiskelijatapahtuma" tilaisuus tulee näkyviin myös Opiskelu-palvelun etusivun Tapahtumat-syötteeseen. Lisätietoa tapahtumakalenterin käytöstä löydät Flammasta (vaatii kirjautumisen).
  •  Jos tapahtumaan tulee ilmoittautua, laitathan linkin oheen lisäyksen viimeisestä ilmoittautumispäivästä tai ryhmän enimmäiskoosta.
  • Ohjauskulmalla ei ole omia sosiaalisen median tilejä. Jos haluat mainostaa tapahtumaasi yliopiston Instagramissa, ole yhteydessä anniina.sjoblom@helsinki.fi Jos haluat kertoa tapahtumista kirjaston Instagramissa ota yhteyttä hulib-viestinta@helsinki.fi.  

Ohjeita etätapahtumien järjestämiseen

Kysymyksiä pohdittavaksi tapahtumaa suunnitellessa   

  • Miten luon avoimen keskusteluilmapiirin alusta alkaen? 
  • Kuuluuko tapahtumaan pienryhmätyöskentelyä? Miten ryhmätyö alustetaan niin, että se tuntuu opiskelijasta mahdollisimman mukavalta ja mielekkäältä?
  • Tuoko kameran päällä pitäminen osallistujien toimesta tapahtumaan lisäarvoa? Millaista? Vai ovatko opiskelijat kenties rennompia, jos heidän ei oleteta pitävän kameraa päällä? 

Huomioi kirjoittaessasi tapahtumakuvausta: 

  • Kerro etukäteen, kuuluuko tapahtumaan vuorovaikutuksellisia elementtejä. On hyvä mainita, jos tapahtumassa on tarkoitus tehdä pienryhmätyöskentelyä tai käydä aktiivista keskustelua.  
  • Lisää kuvaukseen yhteysosoite (palveluosoite/tapahtumajärjestäjän sähköpostiosoite). Näin opiskelijat voivat esittää kysymyksiä tapahtumasta etukäteen sekä perua ilmoittautumisensa suoraan järjestäjälle. 
  • Jos tapahtumaan tarvitsee valmistautua etukäteen tai se vaatii esimerkiksi muistiinpanovälineitä, kerro siitä kuvauksessa. 
  • Ohjeita etätapahtumaan osallistuvalle -sivun voit halutessasi lähettää opiskelijoille esimerkiksi ilmoittautumisvahvistuksen tai tapahtuman linkin välittämisen yhteydessä. 

Ota huomioon tapahtuman alun merkitys 

Kynnys osallistua voi madaltua, jos tapahtuma on osallistava alusta lähtien. Kannattaa siis pohtia, onko suoraan puheosuuteen sukeltamisen sijaan kannattavaa tehdä ensin pieni lämmittelytehtävä, jotta osallistujat pääsevät heti ääneen ja osallistumaan. 

Tapahtuman alussa 

  • Tapahtumissa noudatetaan turvallisemman tilan periaatteita eli kaikille osallistujille annetaan tila osallistua tapahtumaan omana itsenään. 
  • Selkeys on valttia: esimerkiksi tapahtuman ohjelman ja mahdollisen tavoitteen esittely heti alussa sekä eri osioiden selkeä ohjeistaminen vähentävät usein epävarmuutta ja väärinymmärryksiä. 
  • Kerro kameran ja mikin käytön periaatteista.  
    • Jos toiveena on, että kameraa pidetään auki, järjestäjien kannattaa näyttää esimerkkiä pitämällä kameraansa päällä riippumatta siitä, ovatko he kyseisellä hetkellä äänessä. Anna myös perustelut sille, miksi kameraa toivotaan pidettävän päällä. 
  • Kerro, miten toivot puheenvuorojen tapahtuvan tapahtuman aikana: Käytetäänkö chattia vai mikin avaamista (vai molempia), saako kommentteja esittää milloin vain vai järjestäjän puheenvuorojen välissä?
  • Voit myös kertoa, mistä opiskelija saa sumennettua taustansa tai vaihdettua nimensä. Ohjeet löydät etätapahtumien ohjesivulta.