E-thesis

Tarkastaja saa automaattiviestin E-thesis -järjestelmästä, kun tarkastusvaihe alkaa. Viesti lähtee siihen sähköpostiosoitteeseen, jonka E-thesis -virkailija opiskelijaneuvonnan lähipalvelupisteellä on syöttänyt järjestelmään. E-thesikseen kirjaudutaan sillä sähköpostiosoitteella, johon viesti on tullut ja johon tutkielma on lähetetty tarkastettavaksi eli esim. hus.fi -osoitteeseen lähetetyt tutkielmat löytyvät vain, kun tarkastaja kirjautuu järjestelmään kohdasta "Kirjautuminen erillisellä käyttäjätunnuksella (HY:n ulkopuoliset käyttäjät)". Salasana on tällöin se, jonka tarkastaja on ensirekisteröitymisen yhteydessä asettanut salasanaksi. Arvioitavat tutkielmat ovat aina sidoksissa siihen sähköpostiosoitteeseen, joka on liitetty tarkastettavaan tutkielmaan. 

Viesti tulee osoitteesta noreply. Viestissä on suora linkki tarkastettavan tutkielman arviointilomakkeen päänäkymään. Viesti sisältää kolme linkkiä ja ne kaikki johtavat erikieliseen päänäkymään ja lomakkeeseen. Tarkastathan tiedekunnan ohjeista millä kielellä tutkielman arviointi tulee tehdä.

Toinen vaihtoehto kirjautua E-thesis -järjestelmään on tehdä se etusivun kautta. Etusivun alosassa on kohta "Kirjautuminen".

Tämän jälkeen valitaan kirjautumistapa.

Henkilöiden, joilla ei ole Helsingin yliopiston käyttäjätunnuksia ja jotka käyttävät E-thesis -järjestelmää ensimmäistä kertaa, on rekisteröidyttävä E-thesis -järjestelmään ennen kuin he voivat ottaa vastaan tarkastettavia tutkielmia. Virkailija opiskelijaneuvonnan lähipalvelupisteellä lähettää ulkopuoliselle tarkastajalle rekisteröitymiskutsun annettuun toimivaan sähköpostiosoitteeseen E-thesis -järjestelmän kautta. Oman käyttäjätunnuksen luominen onnistuu seuraamalla sähköpostissa olevia ohjeita.

Arvioitavan tutkielman päänäkymän yläosasta löytyvät linkit työn pdf-versioon sekä Ouriginal-raporttiin. Sieltä näkyvät myös tarkastuksen määräaika ja tarkastettavan tutkielman tiedekunta ja koulutusohjelma. Sivu näyttää arviointilomakkeen sen hetkisen sisällön. 

Tarkastajat voivat kirjoittaa toisilleen kommentteja, jotka on tarkoitettu ainoastaan keskinäiseen yhteydenpitoon. Kommentit ovat vain tarkastajien luettavissa ja ne poistetaan järjestelmästä tarkastusvaiheen päätyttyä.

Molemmille tarkastajille on omat värit (oranssi ja harmaa ks. alla). Mikäli tarkastajat ovat yhtämieltä osa-alueiden arvioinneista, on väri musta. Mikäli arviointilomakkeessa hyväksytään ainoastaan yksi arvo kullekin arvostelukriteerille (kandidaatintutkielmat), on valitut arvot esitetty harmaalla taustavärillä. 

Tarkastaja pääsee muokkaamaan lomakkeen sisältöä klikkaamalla "Muokkaa arviointia" painiketta. Arvioinnin muokkaaminen lukitsee sisällön sisäänkirjautuneelle käyttäjälle ja estää muita tarkastajia muokkaamasta arvioinnin sisältöä. Jos tarkastaja avaa työn tiedot samalla kun arviointilomake on toisella tarkastajalla muokattavana, näytetään hänelle lukitukseen liittyvä viesti ja tiedot muokkauksia suorittavasta tarkastajasta. Lukitus raukeaa, kun tarkastaja tallentaa tai peruuttaa arviointilomakkeen muutokset tai kun lomake on auki 30 min ilman tallennusta/peruutusta. 

Ruksi "Hyväksytty"-sarakkeessa tarkoittaa, että kyseinen tarkastaja on hyväksynyt arviointilomakkeen sisällön.

"Arviointiohjeet"-linkki vie tiedekunnan tarkastajalle tarkoitettuihin tutkielmia koskeviin ohjeisiin Opetustyön ohjeisiin. Huom! Opetustyön ohjeissa on muistettava valita koulutusohjelma, jonka tutkielmaa on tarkastamassa.

Arvioinnin tiedot -kohdan tärkein elementti on arviointilomake ja siihen liittyvät tiedot. E-thesis -järjestelmä sisältää useita eri arviointilomakkeita. Lomakkeet ovat erilaisia myös siltä osin arvioidaanko kandidaatintutkielmaa vai maisterintutkielmaa. Myös lomakkeiden toimintalogiikka vaihtelee. Uusien maisterintutkielmien arviointilomakkeet sisältävät sekä tarkastajakohtaista että tarkastajien yhteistä arviointia. Yhteistä arviointia ovat arvosanaehdotus, perustelut sekä mahdolliset tiedekuntakohtaiset lisätiedot.

Tarkastajat muokkaavat arvioinnin sisältöä vuorotellen ja jokaisen tallennuksen voi ajatella välitallennuksena. Arviointia ei ole heti tarpeen hyväksyä jos halutaan käyttää välitallennuksia arvioinnin tekemisen apuna. Tällöin toiselle tarkastajalle voi viestittää kommenttikentän kautta tekemästään välitallennuksesta.

Kun arvioinnin sisältö on valmis, tarkastaja hyväksyy sen "Hyväksy arviointi" painikkeella. Arvioinnin hyväksyminen tarkoittaa sitä, että sisäänkirjautunut tarkastaja ei enää halua eikä voi tehdä muutoksia arviointiin. Hyväksyminen tehdään arvioinnin ensiksi tallentaneen ja hyväksyneen tarkastajan osalta kahteen kertaan. Toisena tai kolmantena arviointilomakkeelle kirjautuneen tarkastajan osalta arviointi hyväksytään useimmiten vain kerran.

Arvioinnin hyväksyminen lukitsee arviointilomakkeen sisällön kirjautuneen käyttäjän osalta. Lomake avautuu kuitenkin uudelleen muokattavaksi, mikäli toinen tarkastaja (tai joku muista tarkastajista) muuttaa arvostelun sisältöä. Molempien (kaikkien) tarkastajien on siis hyväksyttävä arviointi, jotta työ siirtyy prosessissa eteenpäin eli tiedekunnan, koulutusohjelman johtoryhmän tai arviointilautakunnan käsittelyyn ja edelleen hyväksyttäväksi. "Hyväksy arviointi" -painike ei aktivoidu, mikäli kaikki valinnat ovat tyhjiä (-).

Tarkastajan hyväksyntä kuitenkin peruuntuu, mikäli joku muu tarkastaja muokkaa joko omaa arviointiosuuttaan (radionappivalinnat arvioinnin osa-alueissa) tai korjaa yhteistä arviointia (arvosanaehdotus, tiedekuntakohtainen lisätieto, perustelut). Kun kaikki tarkastajat ovat hyväksyneet arvioinnin, menee työ automaattisesti seuraavaan vaiheeseen ja tarkastajat saavat sähköpostiinsa automaattiviestin noreply osoitteesta. Viestin liitteenä on arviointilomakkeen sisältö pdf-tiedostona.

Tämän jälkeen E-thesis -virkailija opiskelijaneuvonnan lähipalvelupisteellä siirtää tutkielman odottamaan päätöskokouksen hyväksyntää. Tämä tehdään viimeistään viikkoa ennen päätöskokousta. Tällöin opiskelija saa järjestelmästä automaattisen viestin, jonka liitteenä on arviointilomakkeen sisältö pdf-tiedostona. Kun päätöskokous on hyväksynyt tutkielman arvioinnin, opintoneuvoja erilliskirjaa suorituksen opintotietojärjestelmään ja siirtää tutkielman E-thesiksen arkistoon. Tästä lähtee opiskelijalle arvostelupäätöstä ja verkkojulkaisulupaa koskeva automaattiviesti. Viestissä on linkki E-thesiksen julkaisusopimuksen näkymään, jossa opiskelija voi joko kieltää tai antaa luvan avoimeen julkaisuun. 

Opiskelija ilmoittaa mahdollisesta embargotarpeesta (so. viivästetyn julkaisun tarve) tallennusvaiheen alussa tallennuslomakkeen kohdassa Muut tiedot/Embargo. Tämä kenttä on käytössä maisterintutkielmien tallennuslomakkeilla pois lukien valtiotieteellinen tiedekunta. Embargon vahvistaa virkailija omassa käyttöliittymässään.

Embargollinen tutkielma ei ole nähtävillä kokonaisuudessaan missään, ei edes kirjastokioskeilla, joista E-thesiksen arkistoa on mahdollista selailla. Kuvailutiedot (ml. tiivistelmä) ovat aina julkisia ja ne näkyvät avoimessa julkaisuarkistossa (Helda). Jos opiskelija antaa tutkielmalleen julkaisuluvan, tulee embargollinen työ nähtäville avoimeen julkaisuarkistoon sinä päivänä jona embargo päättyy. Embargosta huolimatta tutkielma on pyynnöstä annettava nähtäville.