E-thesis käyttöohje

Ohje kuuluu seuraaviin teemoihin

Valitsemalla koulutusohjelman saat näkyviin yleisten ohjeiden lisäksi koulutusohjelman mahdolliset omat sisällöt.

Tarkastaja saa automaattiviestin E-thesis-järjestelmästä, kun tarkastusvaihe alkaa. Viesti lähtee siihen sähköpostiosoitteeseen, jonka E-thesisvirkailija opiskelijaneuvonnan lähipalvelupisteellä on syöttänyt järjestelmään. E-thesikseen kirjaudutaan sillä sähköpostiosoitteella, johon viesti on tullut ja johon tutkielma on lähetetty tarkastettavaksi eli esim. hus.fi -osoitteeseen lähetetyt tutkielmat löytyvät vain, kun tarkastaja kirjautuu järjestelmään kohdasta "Kirjautuminen erillisellä käyttäjätunnuksella (HY:n ulkopuoliset käyttäjät)". Arvioitavat tutkielmat ovat aina sidoksissa siihen sähköpostiosoitteeseen, joka on liitetty tarkastettavaan tutkielmaan. 

Viesti tulee osoitteesta noreply. Viestissä on suora linkki tarkastettavan tutkielman arviointilomakkeen päänäkymään. Viesti sisältää kolme linkkiä ja ne kaikki johtavat erikieliseen päänäkymään ja lomakkeeseen. Tarkastathan tiedekunnan ohjeista millä kielellä tutkielman arviointi tulee tehdä.

Kuvakaappaus tarkastajalle lähtevästä kolmikielisestä automaattiviestistä, jossa linkit tarkastettavan tutkielman arviointilomakkeelle.

Toinen vaihtoehto kirjautua E-thesis-järjestelmään on tehdä se ns. etusivun kautta. Etusivu löytyy osoitteesta https://ethesis.helsinki.fi/. Etusivun alosassa on kohta "Kirjautuminen".

Kuvakaappaus sivulta ethesis.helsinki.fi ja, jossa on ympyröity punaisella kohta "Kirjautuminen".

Tämän jälkeen valitaan kirjautumistapa.

Henkilöiden, joilla ei ole Helsingin yliopiston käyttäjätunnuksia ja jotka käyttävät E-thesis-järjestelmää ensimmäistä kertaa, on rekisteröidyttävä E-thesis-järjestelmään ennenkuin he voivat ottaa vastaan tarkastettavia tutkielmia. Virkailija opiskelijaneuvonnan lähipalvelupisteellä lähettää ulkopuoliselle tarkastajalle rekisteröitymiskutsun annettuun toimivaan sähköpostiosoitteeseen E-thesis-järjestelmän kautta. Oman käyttäjätunnuksen luominen onnistuu seuraamalla sähköpostissa olevia ohjeita.

Kuvakaappaus E-thesiksen etusivun kirjautumisikkunasta.

Arvioitavan tutkielman päänäkymän yläosasta löytyvät linkit työn pdf-versioon sekä Ouriginal-raporttiin. Sieltä näkyvät myös tarkastuksen määräaika ja tarkastettavan tutkielman tiedekunta ja koulutusohjelma. Sivu näyttää arviointilomakkeen sen hetkisen sisällön. 

Tarkastajat voivat kirjoittaa toisilleen kommentteja, jotka on tarkoitettu ainoastaan keskinäiseen yhteydenpitoon. Kommentit ovat vain tarkastajien luettavissa ja ne poistetaan järjestelmästä tarkastusvaiheen päätyttyä.

Molemmille tarkastajille on omat värit (oranssi ja harmaa ks. alla). Mikäli tarkastajat ovat yhtämieltä osa-alueiden arvioinneista, on väri musta. Mikäli arviointilomakkeessa hyväksytään ainoastaan yksi arvo kullekin arvostelukriteerille (kandidaatintutkielmat), on valitut arvot esitetty harmaalla taustavärillä. 

Kuvakaappaus E-thesis-järjestelmästä tarkastettavan tutkielman arviointilomakkeen päänäkymän yläosasta.

Tarkastaja pääsee muokkaamaan lomakkeen sisältöä klikkaamalla "Muokkaa arviointia" painiketta. Arvioinnin muokkaaminen lukitsee sisällön sisäänkirjautuneelle käyttäjälle ja estää muita tarkastajia muokkaamasta arvioinnin sisältöä. Jos tarkastaja avaa työn tiedot samalla kun arviointilomake on toisella tarkastajalla muokattavana, näytetään hänelle lukitukseen liittyvä viesti ja tiedot muokkauksia suorittavasta tarkastajasta. Lukitus raukeaa, kun tarkastaja tallentaa tai peruuttaa arviointilomakkeen muutokset tai kun lomake on auki 30 min ilman tallennusta/peruutusta. 

Ruksi "Hyväksytty"-sarakkeessa tarkoittaa, että kyseinen tarkastaja on hyväksynyt arviointilomakkeen sisällön.

"Arviointiohjeet"-linkki vie tiedekunnan tarkastajalle tarkoitettuihin tutkielmia koskeviin ohjeisiin Opetustyön ohjeisiin. Huom! Opetustyön ohjeissa on muistettava valita koulutusohjelma, jonka tutkielmaa on tarkastamassa.

Arvioinnin tiedot -kohdan tärkein elementti on arviointilomake ja siihen liittyvät tiedot. E-thesis järjestelmä sisältää useita eri arviointilomakkeita. Lomakkeet ovat erilaisia myös siltä osin arvioidaanko kandidaatintutkielmaa vai maisterintutkielmaa. Myös lomakkeiden toimintalogiikka vaihtelee. Uusien maisterintutkielmien arviointilomakkeet sisältävät sekä tarkastajakohtaista että tarkastajien yhteistä arviointia. Yhteistä arviointia ovat arvosanaehdotus, perustelut sekä mahdolliset tiedekuntakohtaiset lisätiedot.

Tarkastajat muokkaavat arvioinnin sisältöä vuorotellen ja jokaisen tallennuksen voi ajatella välitallennuksena. Arviointia ei ole heti tarpeen hyväksyä jos halutaan käyttää välitallennuksia arvioinnin tekemisen apuna. Tällöin toiselle tarkastajalle voi viestittää kommenttikentän kautta tekemästään välitallennuksesta.

Kuvakaappaus E-thesis -järjestelmästä arvioitavan tutkielman päänäkymästä.

Kun arvioinnin sisältö on valmis, tarkastaja hyväksyy sen "Hyväksy arviointi" painikkeella. Arvioinnin hyväksyminen tarkoittaa sitä, että sisäänkirjautunut tarkastaja ei enää halua eikä voi tehdä muutoksia arviointiin. Hyväksyminen tehdään arvioinnin ensiksi tallentaneen ja hyväksyneen tarkastajan osalta kahteen kertaan. Toisena tai kolmantena arviointilomakkeelle kirjautuneen tarkastajan osalta arviointi hyväksytään useimmiten vain kerran.

Kuvakaappaus E-thesis-järjestelmästä arviointilomakkeen muokkaustilan yläosan näkymästä.

Kuvakaappaus E-thesis-järjestelmästä arviointilomakkeen muokkaustilan alaosan näkymästä.

Arvioinnin hyväksyminen lukitsee arviointilomakkeen sisällön kirjautuneen käyttäjän osalta. Lomake avautuu kuitenkin uudelleen muokattavaksi, mikäli toinen tarkastaja (tai joku muista tarkastajista) muuttaa arvostelun sisältöä. Molempien (kaikkien) tarkastajien on siis hyväksyttävä arviointi, jotta työ siirtyy prosessissa eteenpäin eli tiedekunnan, koulutusohjelman johtoryhmän tai arviointilautakunnan käsittelyyn ja edelleen hyväksyttäväksi. Hyväksy arviointi -painike ei aktivoidu, mikäli kaikki valinnat ovat tyhjiä (-).

Tarkastajan hyväksyntä kuitenkin peruuntuu, mikäli joku muu tarkastaja muokkaa joko omaa arviointiosuuttaan (radionappivalinnat arvioinnin osa-alueissa) tai korjaa yhteistä arviointia (arvosanaehdotus, tiedekuntakohtainen lisätieto, perustelut). Kun kaikki tarkastajat ovat hyväksyneet arvioinnin, menee työ automaattisesti seuraavaan vaiheeseen ja tarkastajat saavat sähköpostiinsa automaattiviestin noreply osoitteesta. Viestin liitteenä on arviointilomakkeen sisältö pdf-tiedostona.

Tämän jälkeen E-thesisvirkailija opiskelijaneuvonnan lähipalvelupisteellä siirtää tutkielman odottamaan päätöskokouksen hyväksyntää. Tämä tehdään viimeistään viikkoa ennen päätöskokousta. Tällöin opiskelija saa järjestelmästä automaattisen viestin, jonka liitteenä on arviointilomakkeen sisältö pdf-tiedostona. Kun päätöskokous on hyväksynyt tutkielman arvioinnin, opintoneuvoja erilliskirjaa suorituksen opintotietojärjestelmään ja siirtää tutkielman E-thesiksen arkistoon. Tästä lähtee opiskelijalle arvostelupäätöstä ja verkkojulkaisulupaa koskeva automaattiviesti.

Opiskelija ilmoittaa mahdollisesta embargotarpeesta (so. viivästetyn julkaisun tarpeesta) tallennusvaiheen alussa tallennuslomakkeen kohdassa Muut tiedot/Embargo. Tämä kenttä on käytössä maisterintutkielmien tallennuslomakkeilla pois lukien valtiotieteellinen tiedekunta. Embargon vahvistaa virkailija omassa käyttöliittymässään.