Ylempään korkeakoulututkintoon sisältyvä opinnäytetyö, tutkielma, on julkinen asiakirja. Julkisuus perustuu julkisuuslakiin (621/1999), jota yliopiston on noudatettava kaikessa toiminnassaan. Yliopistolla tai opettajalla ei ole toimivaltaa päättää tutkielman julkisuudesta vastoin julkisuuslakia.
Tutkielman julkisuus tarkoittaa, että yliopiston on pyynnöstä annettava tutkielma nähtäväksi kenelle tahansa sitä pyytävälle.
Tutkielman ohjaajana sinun on hyvä varmistaa, että opiskelijat tietävät tutkielman julkisuudesta etukäteen. Ohjaajan tulee tutkielman suunnitelman laatimisen ja ohjaamisen yhteydessä myös huolehtia siitä, että tutkielman aiheen ja aineiston valinta ei ole ilman hyväksyttäviä perusteita ristiriidassa julkisuusperiaatteen kanssa.
Myös tutkielman tiivistelmä on julkinen.
Koska tutkielma on julkinen heti sen jälkeen, kun se on arvioitu ja hyväksytty tiedekuntaneuvoston, koulutusohjelman johtoryhmän tai arvostelulautakunnan kokouksessa, siihen ei saa sisällyttää mitään salassa pidettävää tietoa. Opiskelijan tulee jättää salassa pidettävät tiedot tausta-aineistoon, jota ei liitetä arvioitavaan tutkielmaan.
Salassa pidettävistä viranomaisten asiakirjoista on säädetty julkisuuslaissa (621/1999). Salassa pidettäviä tietoja ovat mm. tiedot yksityisestä liike- tai elinkeinotoiminnasta taikka yksittäisten henkilöiden terveydentilasta, varallisuudesta, poliittisesta vakaumuksesta tai perhe-elämästä.
On huomattava, ettei opiskelija voi sijoittaa salassa pidettävää aineistoa myöskään tutkielman liitteiksi tai osaksi tiivistelmää. Tutkielman ohjaaja voi saada salassa pidettävän tausta-aineiston nähtäväkseen, mutta hänen tulee huolehtia siitä, ettei tätä aineistoa sisällytetä tutkielmaan. Tutkielman tarkastaja tekee arviointityönsä opiskelijan tuottaman kirjallisen työn perusteella, joka ei saa sisältää salassa pidettäviä tietoja. Tarkastajalla ei ole oikeutta nähdä salassa pidettäviä tausta-aineistoja.
Ohjaajan tehtävänä on neuvoa ja ohjeistaa tutkimusaineistoon liittyvissä tietosuojakysymyksissä, kuten aineiston mahdollisessa anonymisoinnissa.
Opiskelija voi pyytää, että hänen tutkielmansa julkaisemista avoimessa julkaisuarkistossa Heldassa viivästetään. Tarve viivästettyyn julkaisemiseen (engl. embargo) saattaa tulla esimerkiksi tilanteessa, jossa tutkielma on tehty tutkimusryhmässä ja se liittyy kiinteästi myöhemmin julkaistavaan tutkimukseen. Myös tutkielma, jonka julkaisemista on viivästetty, on julkinen ja se on annettava nähtäväksi sitä pyytävälle.
Dekaani päättää viivästämisestä ja sen määräaika on vuosi.
Yliopisto on sitoutunut avoimen tieteen lähtökohtiin, ja osana tämän avoimuuden toteuttamista myös tutkielmat pyritään saattamaan saataville sähköisesti. Tähän opiskelijalta pyydetään erikseen suostumus. Opettajien on ohjauksessa hyvä tutustuttaa opiskelijat avoimen tieteen lähtökohtiin ja kannustaa tutkielman sähköiseen julkaisemiseen.
Ylemmän korkeakoulututkinnon tutkielmien tiivistelmät julkaistaan Helsingin yliopiston kirjaston avoimessa julkaisuarkistossa Heldassa. Lisäksi tutkielmien hyväksymisen jälkeen opiskelijoilta kysytään suostumusta tutkielman julkaisemiseen Heldassa. Suostumuksen myötä tutkielma on avoimesti saatavilla ja saa pysyvän verkko-osoitteen.
Ylempään korkeakoulututkintoon sisältyvät tutkielmat säilytetään pysyvästi. Helsingin yliopistossa tutkielmien arkistoinnista ja nähtäville antamisesta huolehtii yliopiston kirjasto.
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
Rehtorin päätös HY/3220/00.00.06.00/2021, 21.6.2021 muutetussa muodossaan (vaatii kirjautumisen yliopiston tunnuksilla): Helsingin yliopiston tutkintoja ja opintoja koskevat linjaukset