Moodle-alueen elinkaari

Ohje kuuluu seuraaviin teemoihin

Valitsemalla koulutusohjelman saat näkyviin yleisten ohjeiden lisäksi koulutusohjelman mahdolliset omat sisällöt.

Kurssin päätyttyä opiskelijoilla on pääsy Moodle-alueelle niin kauan, kun kurssi on auki (Asetukset - Kurssin näkyvyys: Näytä). On tärkeää viestiä opiskelijoille selkeästi, mihin mennessä heidän tulee hakea omat työnsä talteen Moodle-alueelta. Tämän jälkeen Moodle-alueen näkyvyys opiskelijoille kannattaa asettaa pois päältä, jottei kurssi turhaan näy opiskelijoiden kurssilistoissa (Asetukset - Kurssin näkyvyys: Piilota). Moodlea ei ole tarkoitettu kurssin suoritustietojen arkistointipaikaksi. Suoritustiedot tulee arkistoida yliopiston ja tiedekunnan sääntöjen mukaisesti.

Moodle-alue, jolla ei ole aktiivista toimintaa päätyy poistoprosessiin. Ennen kuin kurssi poistuu Moodlesta, lähtee opettajalle varoitusviestejä sähköpostiin. Jos kurssialueen haluaa poistaa palvelimelta tätä ennen, se onnistuu lähettämällä pyyntö Helsingin yliopiston Moodle-tukeen osoitteeseen moodle@helsinki.fi. Jos kurssialueella on useita opettajia, sopikaa kurssin vastuuopettajan kanssa kurssialueen säilyttämistarpeista.

Kun kurssi opetetaan uudelleen, tilataan kurssia varten uusi, tyhjä Moodle-alue. Käyttämällä Moodlen "Tuo"-toimintoa saa vanhalta kurssialueelta kätevästi materiaalit ja aktiviteetit uudelle Moodle-alueelle.

Halutessaan kurssialueen voi ottaa talteen tiedostona: Kurssialueen sisällön arkistointi.

Käyttämättöminä olevien Moodle-alueiden poisto
Tyhjennä Moodle-alue opiskelijoista

Käyttämättöminä olevien Moodle-alueiden poisto

Suositus on luoda uusi Moodle-alue jokaiselle kurssin opetuskerralle, esimerkiksi Yliopistokoulutus syksylle 2023 ja syksylle 2024. Tästä seuraa kuitenkin paljon menneiden kurssikertojen vanhentuneita kurssialueita, jolloin opiskelijoiden voi olla vaikeaa löytää oikealle kurssialueelle. Siksi on mielekästä säännöllisesti ja keskitetysti sulkea ja poistaa vanhentuneita, käyttämättömiä Moodle-alueita. Tällöin myös opettajan omien kurssialueiden lista selkiytyy.

Moodle-alueet, joilla ei ole lainkaan käyntejä yli 12 kuukauteen JA joiden aloituspäivämäärästä on yli 12 kuukautta, päätyvät mukaan automaattiseen poistoprosessiin. Kurssialueita ei poisteta heti, vaan kurssialueen opettajille tiedotetaan asiasta sähköpostiviesteillä. Opettajat saavat kolme viestiä ennen kuin kurssialue poistetaan Moodlesta. Poistoprosessin vaiheet ovat:

  • Vaihe 1: Jos Moodle-alue on avoinna opiskelijoille, se suljetaan, jolloin se ei enää näy opiskelijoille, eikä kurssikategoriassa. Opettajat pääsevät kurssialueelle edelleen Omat kurssini -sivun kautta.
  • Vaihe 2: Moodle-alue siirretään piilotettuun kategoriaan ja se piilotetaan myös opettajien Omat kurssini-sivulta. Opettajat pääsevät kurssialueelle kuitenkin vielä sen suoralla osoitteella.
  • Vaihe 3: Moodle-alue poistetaan.

Opettajat saavat sähköpostiviestit kaksi kuukautta ennen kutakin vaihetta. Jos Moodle-aluetta tarvitaan opetuskäyttöön jatkossakin, poistoprosessin voi keskeyttää vaiheessa 1 menemällä Moodle-alueella kurssin asetukset -kohtaan ja muuttamalla kurssin aloituspäivää. Aloituspäivä ei voi olla tulevaisuudessa, jos opiskelijoiden pitää päästä edelleen kurssialueelle. Vaiheen 2 jälkeen poistoprosessin voi keskeyttää pyytämällä kurssialueen palautusta oikeaan kategoriaan osoitteesta moodle@helsinki.fi.

Tyhjennä Moodle-alue opiskelijoista

Huomioithan opiskelijan tietosuojan: Kun opintojakso on arvioitu, on suositeltavaa poistaa Moodle-alueelta opiskelijat ja muut tiedot, joiden säilyttäminen ei ole enää välttämätöntä. Tenttisuorituksia ja seminaaritöitä säilytetään arkistonmuodostamissuunnitelman mukaan kuusi kuukautta. Tämän jälkeen opettajan tulee lähtökohtaisesti hävittää opintosuoritukset. Henkilötietoja ei tule säilyttää pidempään, kuin niiden käyttötarkoituksen kannalta on välttämätöntä.

Lisätietoa: Opettajan tietosuojaohje