Uppföljningsgrupper och årsrapportering

Onneksi olkoon! Olet suostunut väitöskirjatutkijan seurantaryhmän jäseneksi ja tukemaan häntä väitöskirjatyöskentelyn ajaksi. Seurantaryhmän jäsenyys on aina luottamustehtävä. 

Seurantaryhmän tehtävänä on

• seurata väitöskirjatyön etenemistä 

• tutkinnon laadun ja ohjauksen varmistaminen  

Väitöskirjatyön alussa

Väitöskirjatyön alussa jokainen väitöskirjatutkija kutsuu kaikki ohjaajat ja seurantaryhmän jäsenet sähköiseen Thessa-järjestelmään (thessa.helsinki.fi), jota käytetään tohtoriopintojen suunnitteluun ja seurantaan. Lisää tietoa Thessasta alapuolelta. 

Tietoa ja ohjeita Thessaan

Seurantaryhmä ja vuosiraportointi

Thessa-järjestelmä auttaa väitöskirjatutkijaa ja seurantaryhmän jäseniä pysymään ajan tasalla seurantaryhmän vuosittaisista kokouksista ja raporteista lähettämällä sähköpostimuistutuksia (osoitteesta thessa-admin@helsinki.fi).  

1. Väitöskirjatutkija kutsuu seurantaryhmän jäsenet Thessaan. Huomaathan, että nämä viestit saattavat aluksi joutua roskapostikansioon.  

2. Seurantaryhmä on koottuna, kun kaikki jäsenet ovat liittyneet Thessa-järjestelmään.  

3. Ensimmäinen ja sitä seuraavat vuosiraportit tulee luoda ja palauttaa Thessa-järjestelmässä.  

4. Seurantaryhmän jäsenet ja ohjaajat voivat tarkastella ja kommentoida raporttia ennen seurantaryhmän vuosikokousta.  

5. Raportti hyväksytään kokouksessa ja väitöskirjatutkija liittää kokouksen jälkeen raportille kokouksessa tulleet johtopäätökset ja suunnitelmat.  

6. Väitöskirjatutkija saa vuosittain sähköpostimuistutuksia vuosikokouksen lähestymisestä ja uuden raportin palauttamisesta.  

Seurantaryhmäkokoukset

Väitöskirjatutkijan seurantaryhmä kokoontuu vähintään kerran vuodessa. Kokouksen tavoitteena on: 

• antaa väitöskirjatutkijalle palautetta hänen tutkimustyönsä ja opintojensa etenemisestä 

• tukea valmistumista tavoiteajassa sekä valvoa etteivät muut toimet viivästytä liikaa väitöskirjan valmistumista 

• antaa neuvoja väitöskirjatyön jatkosta tai keskeytyksistä, kuten myös ohjaajamuutoksista 

• tukea väitöskirjatutkijan urasuunnitelmia 

• tukea väitöskirjatutkijaa saavuttamaan korkealaatuiset opinnot tarjoamalla asiantuntemusta 

Uppföljningsgruppen samlas minst en gång om året enligt vad som definieras närmare i doktorandprogrammet. Uppföljningsgruppen bekantar sig med doktorandens forskningsplan och individuella studieplan (ISP) och diskuterar med doktoranden om hur forskningsarbetet och studierna framskrider, tidtabellen för studierna och eventuella faktorer som fördröjer dem samt doktorandens karriärplaner efter examen.

Uppföljningsgruppens uppgift är att:

• ge feedback om hur forskningsarbetet och studierna framskrider
• stödja doktoranden i att ta sin examen inom utsatt tid och följa upp att andra uppgifter inte utgör hinder för att avhandlingen framskrider inom utsatt tid
• göra rekommendationer om att fortsätta eller avbryta arbetet och om ändringar i handledningsförhållandet
• stödja doktoranden i karriärplaneringen
• stödja doktoranden så att examen framskrider högklassigt genom att erbjuda expertis om avhandlingens tema

Handledarna och doktoranden bedömer årligen tillsammans med uppföljningsgruppen i vilken fas avhandlingen är. Doktoranden sammanställer en årsrapport om hur avhandlingsundersökningen och doktorandstudierna framskrider i Thessa-systemet i god tid före uppföljningsgruppen nästa möte. Handledarna och medlemmarna i uppföljningsgruppen ska få tillräckligt med tid för att bekanta sig med rapporten och kommentera den. I årsrapporten inkluderas en bedömning om den fas i vilken avhandlingen är.

I bedömningen används en tregradig skala enligt följande:

Fas I: Avhandlingsarbetet är i inledningsfasen (1–49 % av arbetet har genomförts)

Fas II: Avhandlingsarbetet är ungefär halvvägs (50–74 % av arbetet har genomförts)

Fas III: Avhandlingsarbete är i slutskedet och disputationen ordnas inom 12 månader (75–100 % av arbetet har genomförts)

Det ligger på doktorandens ansvar att kalla samman uppföljningsgruppen på ett möte. Handledaren kan delta på uppföljningsgruppens möte, men uppföljningsgruppen diskuterar alltid med doktoranden också utan handledaren och meddelar doktorandprogrammets ledningsgrupp om eventuella problem med handledningsförhållandet. Du hittar mer information om att lösa problemsituationer här.

Doktorandprogrammets ledningsgrupp behandlar årligen situationen för studierna och forskningsarbetet för dem som studerar i programmet och beslutar om åtgärder som stöder doktoranderna i att följa den utsatta tidtabellen.

Vid bedömning av hur studierna framskrider används följande uppgifter:

• huvudhandledarens bedömning av hur doktorandens studier och forskningsarbete framskrider
• studieprestationer som förts in i studieregistret
• doktorandens anmälningar om huvud- och bisyssla
• utredningar som doktoranden ger.

Universitetsservicen tar fram uppgifter om hur studierna framskrider för ledningsgruppens behandling.

Om uppföljningsgruppernas verksamhet och årsrapportering föreskrivs i rektorns beslut 801/2017. Årsrapporteringen ska i något skede helt ersätta den registeruppföljning av fortsatta studier som också används för närvarande.

Du får mer information om uppföljningsgruppernas uppgifter och verksamhetsprinciper samt preciserande instruktioner för doktorandprogram via tjänsten Instruktioner för studerande. I tjänsten hittar du också instruktioner för studerande om användning av Thessa och sammanställning av årsrapport. Om du vill ställa frågor om uppföljningsgruppernas verksamhet och årsrapportering kan du alltid planera doktorandprogrammets planerare.