Uppföljningsgrupper och årsrapportering

Grattis! Du har gått med på att bli medlem i en doktorands uppföljningsgrupp och att stödja hen under doktorandstudierna. Medlemskap i en uppföljningsgrupp är alltid en förtroendepost. 

Uppföljningsgruppens uppgifter är att:

• följa framstegen i doktorsavhandlingen
• säkerställa kvaliteten och handledningen av avhandlingen

I början av avhandlingsarbetet

I början av avhandlingsarbetet bjuder doktoranden in alla handledare och medlemmar i uppföljningsgruppen till Thessa-systemet (thessa.helsinki.fi), som används för att planera och följa upp doktorandstudierna. Mera information om Thessa nedan. 

Information om och anvisningar för Thessa

Uppföljningsgrupp och årsrapportering

Thessa-systemet hjälper doktoranden och uppföljningsgruppens medlemmar att hållas uppdaterade om uppföljningsgruppens årliga möten och rapporter genom att skicka påminnelser via e-post (från adressen thessa-admin@helsinki.fi).

1. Doktoranden bjuder in uppföljningsgruppens medlemmar till Thessa. Notera att de här meddelandena till en början kan hamna i skräpkorgen.
2. Uppföljningsgruppen har samlats när alla medlemmar har anslutit till Thessa-systemet.
3. Den första och efterföljande årsrapporterna måste skapas och lämnas in i Thessa-systemet.
4. Uppföljningsgruppens medlemmar och handledare kan granska och kommentera rapporten före uppföljningsgruppens årsmöte.
5. Rapporten godkänns under mötet och efter mötet kommer doktoranden att lägga till de slutsatser och planer som gjorts vid mötet till rapporten.
6. Doktoranden får årligen en påminnelse via e-post om att årsmötet närmar sig och en ny rapport ska lämnas in.  

Uppföljningsgruppens möten

Doktorandens uppföljningsgrupp sammanträder minst en gång per år. Mötets mål är att: 

• ge doktoranden respons på hens forskningsarbete och framskridandet av studierna
• stödja utexaminering inom måltiden och övervaka att inte andra aktiviteter fördröjer utexamineringen för mycket
• ge råd om fortsättningen och avbrytandet av avhandlingsarbetet samt byte av handledare
• stödja doktorandens karriärplaner
• stödja doktoranden att uppnå högklassiga studier genom att erbjuda expertis 

Uppföljningsgruppen samlas minst en gång om året enligt vad som definieras närmare i doktorandprogrammet. Uppföljningsgruppen bekantar sig med doktorandens forskningsplan och individuella studieplan (ISP) och diskuterar med doktoranden om hur forskningsarbetet och studierna framskrider, tidtabellen för studierna och eventuella faktorer som fördröjer dem samt doktorandens karriärplaner efter examen.

Uppföljningsgruppens uppgift är att:

• ge feedback om hur forskningsarbetet och studierna framskrider
• stödja doktoranden i att ta sin examen inom utsatt tid och följa upp att andra uppgifter inte utgör hinder för att avhandlingen framskrider inom utsatt tid
• göra rekommendationer om att fortsätta eller avbryta arbetet och om ändringar i handledningsförhållandet
• stödja doktoranden i karriärplaneringen
• stödja doktoranden så att examen framskrider högklassigt genom att erbjuda expertis om avhandlingens tema

Handledarna och doktoranden bedömer årligen tillsammans med uppföljningsgruppen i vilken fas avhandlingen är. Doktoranden sammanställer en årsrapport om hur avhandlingsundersökningen och doktorandstudierna framskrider i Thessa-systemet i god tid före uppföljningsgruppen nästa möte. Handledarna och medlemmarna i uppföljningsgruppen ska få tillräckligt med tid för att bekanta sig med rapporten och kommentera den. I årsrapporten inkluderas en bedömning om den fas i vilken avhandlingen är.

I bedömningen används en tregradig skala enligt följande:

Fas I: Avhandlingsarbetet är i inledningsfasen (1–49 % av arbetet har genomförts)

Fas II: Avhandlingsarbetet är ungefär halvvägs (50–74 % av arbetet har genomförts)

Fas III: Avhandlingsarbete är i slutskedet och disputationen ordnas inom 12 månader (75–100 % av arbetet har genomförts)

Det ligger på doktorandens ansvar att kalla samman uppföljningsgruppen på ett möte. Handledaren kan delta på uppföljningsgruppens möte, men uppföljningsgruppen diskuterar alltid med doktoranden också utan handledaren och meddelar doktorandprogrammets ledningsgrupp om eventuella problem med handledningsförhållandet. Du hittar mer information om att lösa problemsituationer här.

Doktorandprogrammets ledningsgrupp behandlar årligen situationen för studierna och forskningsarbetet för dem som studerar i programmet och beslutar om åtgärder som stöder doktoranderna i att följa den utsatta tidtabellen.

Vid bedömning av hur studierna framskrider används följande uppgifter:

• huvudhandledarens bedömning av hur doktorandens studier och forskningsarbete framskrider
• studieprestationer som förts in i studieregistret
• doktorandens anmälningar om huvud- och bisyssla
• utredningar som doktoranden ger.

Universitetsservicen tar fram uppgifter om hur studierna framskrider för ledningsgruppens behandling.

Om uppföljningsgruppernas verksamhet och årsrapportering föreskrivs i rektorns beslut 801/2017. Årsrapporteringen ska i något skede helt ersätta den registeruppföljning av fortsatta studier som också används för närvarande.

Du får mer information om uppföljningsgruppernas uppgifter och verksamhetsprinciper samt preciserande instruktioner för doktorandprogram via tjänsten Instruktioner för studerande. I tjänsten hittar du också instruktioner för studerande om användning av Thessa och sammanställning av årsrapport. Om du vill ställa frågor om uppföljningsgruppernas verksamhet och årsrapportering kan du alltid planera doktorandprogrammets planerare.