Yliopiston Zoomissa on oletusarvoisesti salasanasuojaus (Passcode) päällä. Salasanasuojauksella saadaan karsittua sellaiset häiriköijät pois, jotka yrittävät Meeting ID -numeroita arpomalla tunkeutua avoimiin Zoom-kokouksiin. Salasanaa voi muokata tapaamista luodessa tai tarvittaessa myöhemmin tapaamisen asetuksista. On tärkeää muistaa, että salasanan muokkaaminen vaikuttaa myös tapaamisen kirjautumislinkkiin, joten jos muokkauksia tekee esim. kesken kurssin, kaikki kirjautumistiedot täytyy ilmoittaa osallistujille uudelleen. Myös kokouksen suoran suojatun Zoom-linkin jakaminen avoimen verkon, kuten avoimen kurssisivun kautta tietysti poistaa salasanan antaman suojan.
Odotushuonetta (Waiting room) kannattaa käyttää harkiten. Se soveltuu parhaiten esimerkiksi etävastaanotoille tai muuhun pienimuotoisempaan käyttöön, jossa halutaan rajata paikallaolijoita tarkasti. Normaaleissa opetustilanteissa esimerkiksi myöhässä saapuvat osallistujat tai teknisten ongelmien vuoksi linjoilta pudonneet pitäisi huomata päästää kesken kaiken sisälle. Tästä seuraa yleensä enemmän haittaa kuin hyötyä.
Require authentication to join -ominaisuutta ei yleensä käytetä opetuksessa. Suuri osa käyttäjistä on tottunut liittymään tapaamisiin suoran osallistumislinkin kautta, jolloin he eivät välttämättä ole kirjautuneena Zoomiin. Tästä seuraa helposti ongelmia tapaamisissa, jos autentikointia vaaditaan. Jos asetus on päällä, osallistujien pitää kirjautua ensin Zoomiin, sitten vasta he voivat esim. linkkiä klikkaamalla avata opetustapahtuman.
Meeting Options-suositukset
Allow participants to join anytime -asetusta ei yleensä laiteta päälle, millä estetään tapaamisen luvaton käyttö. Osallistujat pääsevät tällöin sisään ainoastaan silloin, kun olet itse paikalla. Mikäli kurssin toteutus vaatii osallistujien vapaan pääsyn Zoom-tapaamiseen, asetuksen voi toki aktivoida.
Mute participants upon entry kannattaa laittaa yleensä päälle, jottei kaikilla tapaamiseen saapuvilla osallistujilla ole oletusarvoisesti mikki auki. Tällä tavoin vältetään turhia häiriöitä.
Breakout Room pre-assign -toiminnolla voidaan luoda pienryhmähuoneet ennakkoon, mutta toiminto vaatii osallistujien kirjautuneen Zoomiin joskus ennakkoon mikä aina ei opiskelijoilla ole toteutunut. Helpompaa on luoda Breakout Roomit tapahtuman aikana. Breakout Room-ominaisuuden käyttöön löytyy lisää ohjeistusta Helpdeskin teknisistä ohjeista.
Approve or block entry for users from specific countries/regions on uusi, varsin vähän käytetty tapa rajata mahdollisia osallistujia. Tällä ominaisuudella voidaan määrittää, mistä maista osallistujat voivat tulla tai vaihtoehtoisesti laittaa joitain maita estolistalle. Ominaisuuden luonti liittynee korona-ajan alussa esiintyneisiin ns. Zoom bombing-häiriköinteihin, jossa suojaamattomiin tapaamisiin ilmaantui kutsumattomia vieraita.
Alternative Hosts -kenttään voi lisätä tapaamiseen vaihtoehtoisia hosteja, jotka saavat laajemmat oikeudet (Host/Co-host) saapuessaan tapaamiseen. Ominaisuutta hyödynnetään erityisesti kursseilla, joilla on useita opettajia. Jokaisella opetuskerralla täytyy Zoomissa olla joko alueen luonut henkilö (Host) tai hänen ennakkoon lisäämä Alternative Host. Muuten kokouskerta katkeaa lyhyeen eikä tallentaminen onnistu. Jotta henkilön voi lisätä listaan, hänen on ensin pitänyt kirjautua kertaalleen yliopiston Zoom-tilille. Tämä on yleisin syy miksi henkilöä ei löydy lisättäväksi Alternative Host -kenttään haulla. Henkilöitä voi hakea heidän sähköpostiosoitteensa avulla. Yliopiston ulkopuolisia henkilöitä ei voi lisätä alternative hosteiksi, vaan heille voi ainoastaan itse tapahtuman aikana antaa laajemmat oikeudet osallistujalistasta.