Skapa Zoom-möte för en kurs

Det är bra att dela inloggningsuppgifterna för Zoom-mötet (länk, ID och lösenord) med kursdeltagarna till exempel via lärplattformen (Moodle), så att de sprids så begränsat som möjligt. På detta sätt kan risken för att uppgifterna hamnar i fel händer minskas.

När du har sparat mötet visas dess uppgifter på skärmen. Inloggningsuppgifterna som används i inbjudan finns på raden Invite Link. Zooms färdiga inbjudningsmall finns bakom länken Copy Invitation. Den är vanligtvis inte lämplig att använda som sådan, eftersom den innehåller mycket onödig information som inte behövs i vanlig undervisning. Det räcker oftast att kopiera endast möteslänken, ID:t och lösenordet från inbjudan.

Senare kan du granska och redigera mötets uppgifter antingen i Zoom-programmet eller på Zoom-webbsidan. Alla möten du har skapat finns i menyn Meetings. Genom att klicka på mötets namn kan du granska det närmare och göra ändringar vid behov.

Om kursen använder Moodle kan Zoom-mötet också skapas direkt på kursområdet via Zoom-aktiviteten. Zoom-aktiviteten i Moodle samlar Zoom-möteslänkarna från kursens olika lärare på ett och samma ställe, men det kan också bli rörigt om alltför många lärare lägger till sin egen återkommande Zoom-rum där och tidtabellsuppgifterna då inte syns i Zooms mötesinformation.

Evenemang som skapats i Moodle kan redigeras på vanligt sätt både via Zoom-programmet och Zoom-webbsidan. En förutsättning för att använda funktionen är att läraren har loggat in i Zoom via programmet eller webbsidan, så att Zoom-licensen är aktiv även inne i Moodle. Mer detaljerade instruktioner om hur man använder detta alternativ finns i Moodle-anvisningarna.

Varje genomförande i Sisu har en egen kurssida som läraren kan redigera. Det är viktigt att notera att kurssidan är en offentlig webbsida som syns inte bara för kursens deltagare utan också för en bredare publik som är intresserad av kursens ämnesområde. Därför bör Zoom-inloggningsuppgifter inte läggas direkt in i texten. För inloggningsuppgifterna finns numera ett eget fält, där informationen endast visas för studenter som har blivit godkända till kursen.

Du kan läsa mer om användningen av kurssidor på tjänstens hjälpsida.

I universitetets Zoom är lösenordsskydd (Passcode) aktiverat som standard. Med lösenordsskydd kan man minska antalet störande deltagare som försöker ta sig in i öppna Zoom-möten genom att gissa Meeting ID-nummer. Lösenordet kan redigeras när mötet skapas eller vid behov senare via mötets inställningar. Det är viktigt att komma ihåg att ändring av lösenordet också påverkar mötets inloggningslänk. Om ändringar görs till exempel mitt under kursen, måste alla inloggningsuppgifter meddelas till deltagarna på nytt. Att dela den direkta, skyddade Zoom-länken via ett öppet nätverk, såsom en offentlig kurssida, upphäver naturligtvis det skydd som lösenordet ger.

Vänterummet (Waiting room) bör användas med eftertanke. Det lämpar sig bäst för exempelvis distansmottagningar eller annan mindre användning där man vill begränsa deltagarna noggrant. I vanliga undervisningssituationer bör till exempel deltagare som kommer för sent eller som har kopplats bort på grund av tekniska problem kunna släppas in under mötets gång. Detta orsakar oftast mer besvär än nytta.

Require authentication to join -funktionen används vanligtvis inte i undervisningen. Många användare är vana vid att ansluta till möten via en direkt deltagarlänk och är då inte nödvändigtvis inloggade i Zoom. Detta kan lätt orsaka problem i möten om autentisering krävs. Om inställningen är aktiverad måste deltagarna först logga in i Zoom innan de kan öppna undervisningstillfället via länken. 

Meeting Options-rekommendationer

Allow participants to join anytime aktiveras vanligtvis inte, vilket förhindrar obehörig användning av mötet. Deltagarna kan då endast komma in när du själv är närvarande. Om kursens upplägg kräver att deltagarna har fri tillgång till Zoom-mötet kan inställningen naturligtvis aktiveras.

Mute participants upon entry bör vanligtvis aktiveras, så att deltagarnas mikrofoner inte är öppna som standard när de ansluter till mötet. På så sätt undviks onödiga störningar.

Breakout Room pre-assign kan användas för att skapa smågrupper i förväg, men funktionen kräver att deltagarna har loggat in i Zoom någon gång tidigare, vilket inte alltid är fallet för studenter. Det är enklare att skapa Breakout Rooms under själva mötet. Mer instruktioner om användningen av Breakout Rooms-funktionen finns i Helpdesks tekniska anvisningar.

Approve or block entry for users from specific countries/regions är en ny funktion och används ganska sällan. Med denna funktion kan man definiera från vilka länder deltagare får komma eller alternativt sätta vissa länder på en blockeringslista. Funktionen verkar ha utvecklats som svar på de så kallade Zoom bombing-störningarna i början av coronapandemin, där obehöriga dök upp i oskyddade möten.

Alternative Hosts -fältet kan man utnyttja för att lägga till alternativa värdar (Alternative Host) i mötet, som får utökade rättigheter (Host/Co-host) när de ansluter till mötet. Funktionen används särskilt på kurser med flera lärare. Vid varje undervisningstillfälle måste det finnas antingen den person som skapat Zoom-området (Host) eller en i förväg tillagd Alternative Host. Annars avslutas mötet snabbt och inspelning är inte möjlig. För att kunna lägga till en person i listan måste hen ha loggat in (Sign In) minst en gång på universitetets Zoom-konto. Personer kan sökas med hjälp av deras e-postadress. Externa personer utanför universitetet kan inte läggas till som alternative hosts, men de kan ges utökade rättigheter under själva mötet via deltagarlistan.

Testning

Det är bra att testa ett nytt Zoom-möte och den planerade arbetsgången i förväg, särskilt om man inte har tidigare erfarenhet av det. Det enklaste sättet är att testa med en liten grupp, men det går också att göra självständigt med hjälp av flera enheter. Med en enhet bör du logga in i mötet med dina egna användaruppgifter, vilket gör den enheten till värd (host). Med de andra enheterna kan du ansluta till mötet utan inloggning genom att använda mötets inloggningsuppgifter (länk eller ID och lösenord). Om undervisningen sker i något av universitetets utrymmen, är det bra att testa där i mån av möjlighet. På så sätt kan eventuella problem identifieras i förväg och lösningar sökas. När du bokar undervisningsutrymmen är det viktigt att säkerställa att utrustningen (t.ex. kamera och mikrofoner) är tillräcklig för den planerade verksamheten (se: Lokaler för undervisning).

Ansvarsfördelning vid skapande av Zoom-möten för grupper

I fall där kursen har flera samtidiga grupper, är det bäst att varje gruppledare skapar sitt eget Zoom-möte. Inloggningsuppgifterna (länk, ID och lösenord) kan i sådana fall samlas till exempel i Moodle, där studenterna enkelt kan hitta mötet för sin egen grupp. På grund av Zooms begränsningar kan möten inte skapas centralt. Om grupperna är tillsammans i början av mötet, kan egna breakout rooms skapas, dit studenterna kan gå självständigt.

Distansansvarig

Om det finns studenter som deltar både på plats i undervisningsutrymmet och på distans via Zoom, är det bra om läraren har en stödperson som ansvarar för distansdeltagarna. Personen kan till exempel vara en annan lärare på kursen eller en student som valts till "distansansvarig". På detta sätt kan en mer jämlik upplevelse säkerställas för distansdeltagarna, och läraren kan lättare fokusera på undervisningsinnehållet.

Mer detaljerade tekniska instruktioner för att skapa olika typer av möten finns i Helpdesks Zoom-anvisningar. Dessutom finns svar på nästan alla frågor om Zoom på Zooms egna supportsidor.

• Helpdesks instruktioner för att skapa Zoom-möten
• Zooms egna instruktioner för att skapa möten