Seurantaryhmät ja vuosiraportointi

Onneksi olkoon! Olet suostunut väitöskirjatutkijan seurantaryhmän jäseneksi ja tukemaan häntä väitöskirjatyöskentelyn ajaksi. Seurantaryhmän jäsenyys on aina luottamustehtävä. 



Seurantaryhmän tehtävänä on

• seurata väitöskirjatyön etenemistä 

• tutkinnon laadun ja ohjauksen varmistaminen  

Väitöskirjatyön alussa

Väitöskirjatyön alussa tohtoriohjelman henkilökunta kutsuu ohjaajat ja väitöskirjatutkija kutsuu seurantaryhmän jäsenet sähköiseen Thessa-järjestelmään (thessa.helsinki.fi), jota käytetään tohtoriopintojen suunnitteluun ja seurantaan. Lisää tietoa Thessasta alapuolelta. 

Tietoa ja ohjeita Thessaan

Seurantaryhmä ja vuosiraportointi

Thessa-järjestelmä auttaa väitöskirjatutkijaa ja seurantaryhmän jäseniä pysymään ajan tasalla seurantaryhmän vuosittaisista kokouksista ja raporteista lähettämällä sähköpostimuistutuksia (osoitteesta thessa-admin@helsinki.fi).  

1. Väitöskirjatutkija kutsuu seurantaryhmän jäsenet Thessaan. Huomaathan, että nämä viestit saattavat aluksi joutua roskapostikansioon.  

2. Seurantaryhmä on koottuna, kun kaikki jäsenet ovat liittyneet Thessa-järjestelmään.  

3. Ensimmäinen ja sitä seuraavat vuosiraportit tulee luoda ja palauttaa Thessa-järjestelmässä.  

4. Seurantaryhmän jäsenet ja ohjaajat voivat tarkastella ja kommentoida raporttia ennen seurantaryhmän vuosikokousta.  

5. Raportti hyväksytään kokouksessa ja väitöskirjatutkija liittää kokouksen jälkeen raportille kokouksessa tulleet johtopäätökset ja suunnitelmat.  

6. Väitöskirjatutkija saa vuosittain sähköpostimuistutuksia vuosikokouksen lähestymisestä ja uuden raportin palauttamisesta.  

Seurantaryhmäkokoukset

Väitöskirjatutkijan seurantaryhmä kokoontuu vähintään kerran vuodessa. Kokouksen tavoitteena on: 

• antaa väitöskirjatutkijalle palautetta hänen tutkimustyönsä ja opintojensa etenemisestä 

• tukea valmistumista tavoiteajassa sekä valvoa etteivät muut toimet viivästytä liikaa väitöskirjan valmistumista 

• antaa neuvoja väitöskirjatyön jatkosta tai keskeytyksistä, kuten myös ohjaajamuutoksista 

• tukea väitöskirjatutkijan urasuunnitelmia 

• tukea väitöskirjatutkijaa saavuttamaan korkealaatuiset opinnot tarjoamalla asiantuntemusta 

Seurantaryhmä kokoontuu vähintään kerran vuodessa tohtoriohjelman tarkemmin määrittelemällä tavalla. Seurantaryhmä tutustuu väitöskirjatutkijan tutkimussuunnitelmaan ja henkilökohtaiseen opintosuunnitelmaan (HOPS) ja keskustelee väitöskirjatutkijan kanssa tutkimustyön ja opintojen edistymisestä, etenemisen aikataulusta ja sitä mahdollisesti hidastavista tekijöistä sekä väitöskirjatutkijan urasuunnitelmista tutkinnon suorittamisen jälkeen.

Seurantaryhmän tehtävänä on:

• antaa palautetta tutkimustyön ja opintojen edistymisestä
• tukea väitöskirjatutkijan valmistumista tavoiteajassa ja seurata, etteivät muut tehtävät estä väitöskirjatyön etenemistä tavoiteajassa
• tehdä suosituksia työn jatkamisesta tai keskeyttämisestä ja ohjaussuhteisiin tehtävistä muutoksista
• tukea väitöskirjatutkijaa urasuunnittelussa
• tukea tohtorin tutkinnon laadukasta etenemistä tarjoamalla asiantuntemusta väitöskirjan aihepiiristä

Ohjaajat ja väitöskirjatutkija arvioivat yhdessä seurantaryhmän kanssa vuosittain väitöskirjan etenemisen vaiheen. Väitöskirjatutkija koostaa vuosiraportin väitöskirjatutkimuksen ja tohtoriopintojen etenemisestä Thessa-järjestelmään hyvissä ajoin ennen seurantaryhmän seuraavaa kokousta. Ohjaajille ja seurantaryhmän jäsenille tulee jättää riittävästi aikaa raporttiin tutustumiseen ja sen kommentointiin. Vuosiraporttiin sisällytetään arvio väitöskirjatyön etenemisen vaiheesta.

Arviossa käytetään kolmiportaista asteikkoa seuraavasti:

I vaihe: Väitöskirjatyö on alkuvaiheessa (työstä on tehty 1-49 %)

ll vaihe: Väitöskirjatyö on noin puolivälissä (työstä on tehty 50-74 %)

lll vaihe: Väitöskirja on loppuvaiheessa ja väitös on tulossa 12 kk kuluessa (työstä tehty 75-100 %)

Seurantaryhmän kokouksen koolle kutsuminen on väitöskirjatutkijan tehtävä. Ohjaaja voi osallistua seurantaryhmiin tapaamiseen, mutta seurantaryhmä keskustelee väitöskirjatutkijan kanssa aina myös ilman ohjaajaa ja tarvittaessa saattaa mahdolliset ohjaussuhteeseen liittyvät ongelmat tohtoriohjelman johtoryhmän tietoon. Lisää tietoa ohjauksen ongelmatilanteiden ratkaisemisesta löydät täältä.

Tohtoriohjelman johtoryhmä käsittelee vuosittain ohjelmassa opiskelevien opintojen ja tutkimustyön etenemisen tilanteen ja päättää toimenpiteistä, joilla tuetaan väitöskirjatutkijan etenemistä tavoiteaikataulussa.

Etenemisen arvioinnissa käytetään seuraavia tietoja:

• pääohjaajan antama arvio väitöskirjatutkijan opintojen ja tutkimustyön etenemisestä
• opintorekisteriin kirjatut opintosuoritukset
• väitöskirjatutkijan ilmoitukset pää- ja sivutoimisuudesta
• väitöskirjatutkijan antamat selvitykset.

Yliopistopalvelut tuottavat opintojen etenemistä koskevat tiedot johtoryhmän käsittelyä varten.

Seurantaryhmien toiminnasta ja vuosiraportoinnista on säädetty rehtorin päätöksessä 801/2017.

Lisää tietoa seurantaryhmien tehtävistä ja toimintaperiaatteista sekä tohtoriohjelmien tarkentavista ohjeista saat Opiskelijan ohjeet -palvelusta. Palvelusta löydät myös opiskelijoille annetut ohjeet Thessan käytöstä ja vuosiraportin koostamisesta. Mikäli sinulla on kysyttävää seurantaryhmien toiminnasta tai vuosiraportoinnista, voit aina olla yhteydessä tohtoriohjelman suunnittelijaan.