Granskaren får ett automatiskt meddelande från E-thesis när granskningsmomentet börjar. Meddelandet skickas till den e-postadress som har skrivits in i systemet vid studentservicens serviceställe. I E-thesis loggar du in med den e-postadress som meddelandet har kommit till och till vilken avhandlingen har skickats för granskning: avhandlingar som exempelvis skickats till en hus.fi-adress kommer endast upp när granskaren loggar in i systemet under "Logga in med separat användarnamn (användare utanför HU)". De avhandlingar som ska bedömas är alltid kopplade till den e-postadress som hör till den avhandling som ska granskas.
Meddelandet kommer från en noreply-adress. I meddelandet finns en direkt länk till huvudvyn i bedömningsblanketten för den avhandling som ska granskas. Meddelandet innehåller tre länkar och de leder alla till en huvudvy och en blankett på olika språk. Kontrollera i fakultetens anvisningar på vilket språk bedömningen av avhandlingen ska göras.
Ett annat alternativ för att logga in i E-thesis är att gå via ingångssidan. Ingångssidan finns på https://ethesis.helsinki.fi/. Längst ner på ingångssidan finns länken Logga in.
Därefter väljer du inloggningssätt.
De som saknar användarnamn vid Helsingfors universitet och som använder E-thesis för första gången ska registrera sig i systemet innan de kan ta emot avhandlingar för granskning. Studentrådgivningens lokala team skickar en registreringsbegäran till utomstående granskare till den e-postadress som granskaren i fråga angett via E-thesis. Du kan skapa ett eget användarnamn genom att följa de anvisningar du fått per e-post.
Länkar till pdf-versionen finns längst upp i huvudvyn för den avhandling som ska bedömas. Där syns även tidsfristen för granskningen och fakulteten och utbildningsprogrammet för den avhandling som ska granskas. På sidan visas innehållet i bedömningsblanketten.
Granskarna kan skicka varandra kommentarer som endast är avsedda för kommunikation granskarna emellan. Kommentarerna kan endast läsas av granskarna och tas bort från systemet efter att granskningsmomentet slutförts.
Båda granskarna har egna färger (orange och grått, se nedan). Om granskarna är överens om bedömningen av delområdena är färgen svart. Om endast ett värde godkänns för varje kriterium i bedömningsblanketten (kandidatavhandlingar) anges de valda värdena med grå färg.
Granskaren kan redigera innehållet i blanketten genom att klicka på knappen "Redigera bedömningen". När bedömningen redigeras låses innehållet så att det endast kan redigeras av den användare som är inloggad och hindrar med andra ord andra granskare från att redigera innehållet. Om en granskare öppnar bedömningsuppgifterna samtidigt som bedömningsblanketten redigeras av en annan granskare får hen ett meddelande om att blanketten är låst och uppgifter om den granskare som redigerar bedömningen. Låsningen upphör när granskaren sparar eller stryker ändringarna i bedömningsblanketten eller när blanketten är öppen i 30 minuter utan att något sparas eller stryks.
Ett kryss i kolumnen Godkänd betyder att granskaren i fråga har godkänt innehållet i bedömningsblanketten.
Länken Bedömningsanvisningar leder till Instruktioner för undervisning och anvisningar om granskning av avhandlingar som är avsedda för fakultetens granskare. Obs! I Instruktioner för undervisning ska du komma ihåg att välja det utbildningsprogram vars avhandling du håller på att granska.
Det viktigaste elementet under Uppgifter om bedömningen är bedömningsblanketten och uppgifter som gäller den. E-thesis innehåller flera olika bedömningsblanketter. Blanketterna skiljer sig från varandra också beroende på om det är en kandidatavhandling eller magisteravhandling som bedöms. Också funktionslogiken i blanketterna varierar. Bedömningsblanketterna för de nya magisterstudierna innehåller granskarnas bedömning både enskilt och gemensamt. Till den gemensamma bedömningen hör vitsordsförslaget med motiveringar samt eventuella fakultetsspecifika tilläggsuppgifter.
Granskarna redigerar bedömningen turvis, och varje gång som bedömningen sparas kan det betraktas som en mellanlagring. Det är inte nödvändigt att omedelbart godkänna bedömningen om granskarna vill använda mellanlagringarna som stöd för bedömningsarbetet. Då kan man meddela den andra granskaren om mellanlagringen via kommentarsfältet.
När bedömningen är klar godkänner granskaren den med knappen "Godkänn bedömning". Att godkänna bedömningen innebär att den inloggade granskaren inte längre vill och inte heller kan göra några ändringar i bedömningen. För den granskare som sparar och godkänner bedömningen först sker godkännandet av bedömningen två gånger. Den andra eller tredje inloggade granskaren godkänner oftast bedömningen endast en gång.
Godkännandet av bedömningen låser innehållet i bedömningsblanketten för den inloggade användaren. Blanketten öppnas dock på nytt för redigering om en annan granskare ändrar innehållet i bedömningen. Båda (alla) granskarna måste därför godkänna bedömningen för att avhandlingen ska gå vidare i processen, dvs. för att behandlas och godkännas av fakulteten, utbildningsprogrammets ledningsgrupp eller bedömningsnämnden. Knappen Godkänn bedömningen aktiveras inte om alla val är tomma (-).
Granskarens godkännande slopas dock om någon annan granskare ändrar antingen sin egen bedömningsdel (radioknappval inom bedömningsområdena) eller den gemensamma bedömningen (bedömningsförslag, fakultetsspecifik tilläggsinformation, motiveringar). När alla granskare har godkänt bedömningen går avhandlingen automatiskt vidare till nästa moment och granskarna får ett automatiskt e-postmeddelande från en noreply-adress. Den ifyllda bedömningsblanketten finns som pdf-fil i bilaga till meddelandet.
Därefter överför E-thesis-personalen vid studentservicens serviceställe avhandlingen till fakultetsrådets följande möte för beslut om godkännande. Detta ska göras senast en vecka före mötet. Då får studenten ett automatiskt meddelande från systemet med bedömningsblanketten som pdf-bilaga. När bedömningen av avhandlingen har godkänts vid mötet registrerar studierådgivaren prestationen i studieförvaltningssystemet som en separat registrering och överför avhandlingen till E-thesis arkiv. Studenten får ett automatiskt meddelande om bedömningsbeslutet och tillståndet till elektronisk publicering.
Studenten anger eventuellt behov av embargo (dvs. fördröjd publicering) i början av det moment då hen sparar avhandlingen i systemet i punkten Övriga uppgifter/Embargo i blanketten. Detta fält används i blanketter för registrering av magisteravhandlingar, med undantag av statsvetenskapliga fakulteten. E-thesis-personalen bekräftar embargon i sitt användargränssnitt.
