Spelregler för schemaläggning av undervisningen vid Medicinska fakulteten

Med schemaplanerare avses en utbildningsplanerare, studiekoordinator eller en lärare som ansvarar för studieavsnittets/läsårets/utbildningsprogrammets schemaläggning.

Med studieavsnittsansvarig avses den person i schemaläggningsprocessen som ansvarar för ett studieavsnitt.  Den studieavsnittsansvariga ansvarar för att läroämnet lämnar in de uppgifter som är nödvändiga för schemaläggningen till schemaplaneraren, eller fastställer planerarens undervisningsschema. Den studieavsnittsansvariga fastställer det slutgiltiga undervisningsschemat innan avsnittet inleds.

Plattform för preliminär planering

Utbildningsprogrammen i medicin och odontologi använder en plattform för preliminär planering som väljs av studieavsnittet. Filen är tillgänglig för schemaplaneraren (redigeringsbehörighet), den ansvariga läraren (redigeringsbehörighet) och övriga lärare (läsbehörighet).

Se exempel på en plattform för preliminär planering här (Excel, på finska).

Plattformar för preliminär planering används inte inom logopedi, psykologi eller transmed.

Undervisningsuppgifter för studieavsnittet

Studieavsnitten i medicin och odontologi använder en fil med studieavsnittets undervisningsuppgifter som skapas av schemaplaneraren. Studieavsnitten ska komplettera filen med de uppgifter om undervisningsprogrammet som är nödvändiga för undervisningens schemaläggning, bland annat undervisningstillfällets namn, undervisningstillfällets lärare, undervisningens tidpunkt under studieavsnittet, undervisningsmetod och undervisningslokal. Den studieavsnittsansvariga ansvarar för att uppgifterna om studieavsnittet fylls i och att studieavsnittets lärare kompletterar dem för sin egen del. Det är viktigt att läraruppgifterna kompletteras så att de kan registreras i Optime och så att lärarna kan få sina personliga scheman.

Lärarna för respektive studieavsnitt lägger till sina tilläggsuppgifter i filen, till exempel sina kliniska dagar, semestrar.

Filerna för preliminär planering redigeras per termin om det behövs. Schemaplaneraren skapar filen och meddelar lärarna om den.

Se exempel på en fil för studieavsnittets undervisningsuppgifter här (Excel, på finska).

Inom logopedin och psykologin samlas uppgifterna om undervisningsprogrammet för respektive studieavsnitt in från de studieavsnittsansvariga med en e-blankett. I transmed är det lärarna som gör nödvändiga ändringar i undervisningsschemat, som upprättas av schemaplaneraren.

När ett studieavsnitt schemaläggs, ska alla undervisningstillfällen, specialiteter och integrerade studier beaktas likvärdigt i den ordning som fastställs i studieavsnittet

Tidsschema för höstterminens schemaläggning

• Fr.o.m. 1.2.xx begär schemaplaneraren att studieavsnittet lämnar in de uppgifter om undervisningsprogrammet som behövs för schemaläggningen (studieavsnittets undervisningsuppgifter, uppgifter om lärare m.m.). När det gäller transmed lämnar planeraren in ett preliminärt undervisningsschema till studieavsnitten för kommentarer.
• Studieavsnitten lämnar in de begärda uppgifterna till planeraren senast 1.3.xx.
• Schemat klart senast 15.6.xx.
• Det slutgiltiga schemat färdigställs senast en månad innan undervisningen inleds.

Tidsschema för vårterminens schemaläggning

• Fr.o.m. 1.9.xx begär schemaplaneraren att studieavsnitten lämnar in de uppgifter för undervisningsprogrammet som behövs för schemaläggningen (studieavsnittets undervisningsuppgifter, uppgifter om lärare m.m.). När det gäller transmed lämnar planeraren in ett preliminärt undervisningsschema till studieavsnitten för kommentar.
• Studieavsnitten lämnar in de begärda uppgifterna till planeraren senast 15.9.xx.
• Schemat klart senast 15.10.xx.
• Det slutgiltiga schemat färdigställs senast en månad innan undervisningen inleds.

Om ingen ansvarig lärare för undervisningen har utsetts före utsatt tid, schemaläggs undervisningen enligt specifika ramvillkor.

Lärarna prioriterar undervisningen i sin arbetsplanering. Inom vissa specialiteter på de operativa områdena färdigställs jour-/åtgärdslistorna sent med tanke på schemaläggningen. Inom vissa specialiteter har lärarna inte möjlighet att påverka planeringen av arbetsskift.

Schemaläggningen för alla fakulteters utbildningsprogram sker i schemaläggningsprogrammet Optime Event. Endast schemaplanerarna har tillgång till Optime Event.

Schemana publiceras elektroniskt på de kurssidor som är tillgängliga för alla (courses.helsinki.fi), i Mina studier för studenter (studies.helsinki.fi/minastudier) och i Min undervisning för lärare (teacher.helsinki.fi). Kalendrarna i Mina studier och Min undervisning kan beställas i den egna Outlook-kalendern. Mina studier visar all undervisning som studenten anmält sig till. Min undervisning visar all undervisning som läraren har angetts som lärare för. För att ändringar ska uppdateras i den elektroniska kalendern ska de uttryckligen beställas (subscribe), inte importeras (import).

HU:s personal kan se schemana i Optime Portal (optime.helsinki.fi), och där det är möjligt att beställa sitt eget schema till sin kalender, eller schemat för ett visst avsnitt eller en viss årskurs eller grupp.

Anvisningar för hur du beställer uppgifter för din kalender eller synkroniserar den (Helpdesk)

Anvisningar för hur du använder kalendervyn  och delar kalendern/beställer uppgifter till kalendern i Optime Portal

När en lärare har antecknats som lärare i sina egna undervisningstillfällen, kan Optime framställa statistik över lärarens faktiska undervisningstimmar.

Tider i publicerade scheman kan endast ändras på schemaläggningsplattformen i Optime. Studenterna informeras om ändrade scheman företrädesvis via Moodle, till exempel som en Moodle-nyhet (e-postmeddelande via Moodle) eller via grupper i Moodle.

Studenterna informeras inte separat före början av ett studieavsnitt/studieavsnittet om ändringar i ett schema som redan har publicerats. Studenterna uppmanas att följa sin elektroniska kalender.

När ett studieavsnitt har inletts informeras studenterna om eventuella ändringar i schemat på följande sätt:

• Planeraren informerar om ändringar med längre verkan (över en vecka).
• Kortare ändringar (0–7 dagar) som beror på läraren hanteras av läraren med ansvar för undervisningen och/eller den studieavsnittsansvariga. Den eventuella nya tidpunkten och platsen för undervisningen slås fast med schemaplaneraren.

Om läraren måste ställa in planlagd undervisning:

• Primärt alternativ: läraren ordnar en vikarie för sig själv som kan undervisa på den planlagda tidpunkten.
• Sekundärt alternativ: läraren ger studenterna en ersättande uppgift eller söker en ny tidpunkt och plats för undervisningen. Läraren diskuterar alternativen med den studieavsnittsansvariga med beaktande av studenternas intresse och studieavsnittets helhetsbild.

Om en lärare blir sjuk är det den studieavsnittsansvariga och/eller studieavsnittets undervisningsteam som ansvarar för omorganiseringen av undervisningen.