Utmanande handledningssituationer

I handledning av studerande hamnar man oundvikligen emellanåt i situationer där kommunikationen med en studerande eller studerandegrupp av en eller annan orsak inte fungerar.  Det kan ligga många faktorer bakom situationer som inte fungerar, och de kan gälla handledaren, den som handleds eller handledningssituationen. Både handledaren och den som ska handledas kommer till handledningssituationerna med sina egna bakgrunder och livssituationer samt förväntningar och uppfattningar som kan vara motstridiga. Ibland kan problemen gälla kommunaktionsproblem och missförstånd, ibland är det fråga om att personkemin inte fungerar.

Typiskt är att utmanande handledningssituationer lyfter fram känslor såsom oro, rädsla, frustration eller irritation. Därför är det viktigt att handledaren i utmanande situationer eller senast efter dem stannar upp för att observera och fundera var utmaningen har sitt ursprung: vilka känslor och tankar väcker mötet med en studerande eller studerandegrupp hos mig som handledare, vad händer i situationen och hur kan man gå vidare från utmaningarna.

Det är viktigt att stanna upp och lugna ner situationen också för att du som handledare ska kunna hålla dig till saken och bevara ditt lugn så bra som möjligt. Handledarens starka, spontana reaktioner hör inte till handledningssituationer och de bidrar till att göra situationen med utmanande.

Utmanande handledningssituationer är ofta belastande, särskilt om problemen drar ut på tiden. Det finns inte heller enkla lösningar eller lösningar som fungerar i alla situationer. Det är viktigt att lyssna på sin egen ork, samtala med sina kollegor och vid behov söka stöd inom universitetet eller utifrån från företagshälsovården. I Helsingfors universitet ordnas årligen även personalutbildning om utmanande handlednings- och rådgivningssituationer. Material från personalutbildning och mer information hittas på Flamma (kräver inloggning).

En viktig utgångspunkt i handledningsarbete och särskilt i utmanande handledningssituationer är att fundera över vad din roll är som handledare. Vad är handledningens kärna, var går gränserna och vad hör inte alls till rollen. Då man rör sig nära gränserna för sin egen handledarroll är det viktigt att tänka på hurdan diskussion som är möjlig för mig som handledare, när det finns anledning att avbryta den på ett artigt sätt och när det är viktigt att hänvisa studeranden vidare. En studerande kanske berättar om sina personliga angelägenheter och önskar mer stöd än vad som hör till din handledarroll, han eller hon kan hänvisa till erfarenheter av diskriminering- eller trakasserier, vara arg och frustrerad eller gråta. 

Det är bra att fundera över sådana situationer i förväg, inte bara ur perspektivet av ens egna gränser, utan också så att man har några färdigt genomtänkta sätt att agera i en utmanande situation. Även om det är viktigt att hålla fast vid gränserna för det egna arbetet, och handledaren inte behöver fungera till exempel som psykolog, trakasseriombud eller säkerhetschef – eftersom universitetet har andra professionella för sådana uppgifter – ingår det ändå alltid i handledarens roll att bemöta studerande med respekt och att förhålla sig saklig.

Ofta är det bra att diskutera frågor som gäller gränserna för den egna handledningen tillsammans med kollegor. Att ta fram gemensamma skriftliga spelregler kan underlätta alla handledares arbete. 

Handledarens uppgift är att ansvara för den tid som används för handledningen samt för att det finns ett tydligt mål för handledningen. När handledningssituationen känns utmanande kan man ibland ändra handledningens riktning enbart med att stanna upp och observera situationen. Om du till exempel märker att studerandens förväntningar på vad handledning innebär inte svarar mot dina egna, är det möjligt att precisera eller återkomma till att diskutera målen för mötet. 

Då man i början av mötet kommit överens om målen och tidsanvändning, är det också vid behov lättare att återgå till diskussionstemat om diskussionen kommer på avvägar. Ibland måste man återgå flera gånger till dagens tema. Man kan även ge den som handleds ansvar och fråga hen hur hen anser att en konflikt eller ett låst läge bör lösas.

En grundläggande regel i alla handledningssituationer är att man lyssnar och håller sig till observationer i stället för att göra tolkningar. Särskilt utmanande handledningssituationer kan lyfta fram tolkningar om den handleddas situation eller personlighet. Det är viktigt att hålla sådana tolkningar för sig själv och i diskussionerna fokusera på konkreta observationer eller endast tala om sina egna erfarenheter och känslor. Studeranden kan till exempel verka lat och oföretagsam eller ovillig att studera om hen inte lämnar in sina uppgifter. I handledningssamtal är det dock centralt att hålla sig till observationer; till exempel till det att uppgifterna inte lämnats in. Det är viktigt att hitta en så bra lösning som möjligt till situationen i stället för att försöka hitta förklaringar, orsaker eller komma fram till vem som är skyldig. Det kan också vara nödvändigt att begränsa studerandens önskan att förklara situationen och artigt ta handledningsmötet tillbaka till den egentliga agendan.

Ibland kan handledningssituationerna lyfta fram en stark oro över hur det går för studeranden. Typiska situationer är sådana där studeranden beter sig konstigt och på ett sätt som avviker från förväntningarna, eller verkar må dåligt. Om du som handledare oroar dig över studeranden kan du föra det på tal genom att berätta om din egen erfarenhet: ”Jag har tänkt på hur du mår...”. I frågor som rör oroande situationer kan du konsultera studiepsykologen.

Studeranden kan även uppleva att hen har blivit orättvist behandlad, mobbad eller diskriminerad. Sådana påståenden ska tas på allvar till exempel genom att säga att universitet har nolltolerans mot mobbning/trakasserier och att det i dessa frågor är bra att kontakta universitetets trakasseriombud och kontaktpersoner i jämställdhetsfrågor. På universitetet finns även en jurist som man kan rådfråga i juridiska frågor som gäller handledning.

Studeranden kan bete sig störande eller osakligt i en handledningssituation, till exempel skrika, beskylla handledaren utan orsak eller skicka olämpliga e-postmeddelanden. I studerandegruppen kan beteendet även riktas mot andra studerande. Då kan du som handledare be att studeranden upphör med sitt osakliga beteende, och om situationen fortsätter kan du be att studeranden lämnar lokalen. Som mottagare av osakliga meddelanden kan du meddela studeranden att du inte svarar på sådana meddelanden. Mer information fås från sidan ansvarsfull växelverkan vid universitetet.

Ibland kan situationer urarta och eskalera. En studerande kan bete sig aggressivt eller till och med hotfullt. Då kan det uppstå oro över om man kan hantera studerandens frustration och om man som handledare kan känna sig trygg. I sådana situationer är det viktigt att hålla sig lugn i handledarrollen och undvika att svara med hat mot hat. Om man på förhand är medveten om risken att situationen kan eskalera kan man be att också en annan person deltar i handledningssituationen. Säkerhetschefen ger mer information och koordinerar säkerhetsfrågor på universitetet. Man kan även be en vaktmästare komma på plats eller i nödsituationer ringa nödnumret 112.

I utmanande eller tunga situationer är det viktigt att ta hand om sitt eget välbefinnande. I sådana situationer är det bra att inte bli ensam, utan det är viktigt att konsultera en kollega, chef och/eller studiepsykologen. Om situationen fortsätter att oroar dig kan du ta kontakt med företagshälsovården.

Följande diagram (PDF) beskriver hur man kan handla i olika situationer som väcker oro. Genom att följa pilarna i tabellen får du tips på hur du kan agera, var du för stöd och vilka tjänster studeranden kan hänvisas till.