Ifyllning av frågeformulär i Optime

När utbildningsplaneraren eller motsvarande (nedan schemaplaneraren) har skapat ett frågeformulär för dig i Optime kan du meddela på formuläret vilka undervisningstider och lokaler som inte passar dig samt preferenser som gäller undervisningstiderna. Du får ett e-postmeddelande om att det har skapats ett formulär för dig på det språk som schemaplaneraren har valt, men du kan byta formulärets språk på Optimes ingångssida. Optime kan användas på finska, svenska och engelska.

Om du inte har besvarat formuläret inom utsatt tid kan det hända att schemaplaneraren skickar dig en påminnelse via Optime.

Om du vet att du inte har någon undervisning under det kommande läsåret kan du låta bli att besvara frågeformuläret.

Om det har skapats flera formulär för dig räcker det att du svarar en gång.

Om du inte får ett formulär, men vill meddela om olämpliga undervisningstider och lokaler eller preferenser som gäller undervisningstiderna, ska du skicka ett meddelande till schemaplanerarnas serviceadress. Du hittar adresserna på sidan Undervisningsprogram.

Du kan gå till formuläret genom att klicka på länken i e-postmeddelandet som tar dig direkt till formuläret.

Du kan också logga in på Optimes ingångssida där du ser ett meddelande om att ett formulär har skapats.

I båda fallen ska du logga in med ditt användarnamn och lösenord.

På ingångssidan och formuläret ser du vem som har skapat frågeformuläret. Om du har frågor kan du kontakta den personen eller utbildningsprogrammets schemaplanerare på planerarnas serviceadress (du hittar adresserna på sidan Undervisningsprogram). 

I formuläret frågas det efter eventuella förhinder som gäller undervisningstider och lokaler samt önskade undervisningstider. Formuläret kan också innehålla fritt formulerade frågor som har skapats av schemaplaneraren.

Observera att de förhinder och önskemål som du anger på formuläret gäller all undervisning som du ger vid universitetet, även undervisning i doktorandprogram och öppen universitetsundervisning. Om du har behov eller önskemål gällande en enskild kurs tid och/eller lokal, meddela dem i förfrågan om undervisningsarrangemang. Du hittar mer information om förfrågan på sidan Undervisningsprogram. Du kan också kontakta utbildningsprogrammets schemaplanerare på planerarnas serviceadress (du hittar adresserna på sidan Undervisningsprogram).

Du måste besvara alla frågorna i formuläret innan du kan skicka in dina svar. Du kan välja svarsalternativet ”Jag har inga önskemål på den här punkten” om du inte vill svara något särskilt.

1. Olämpliga undervisningstider

Under den här punkten kan du meddela vilka datum, klockslag och/eller veckodagar du inte har möjlighet att undervisa. Meddela endast de förhinder som infaller vardagar klockan 8–20. Orsaker till förhinder i fråga om undervisningstid kan vara:

• en viss regelbunden tid för forskning
• regelbundna möten som gäller administrations- och förtroendeuppgifter (till exempel fakultetsrådet eller utbildningsprogrammets ledningsgrupp)
• deltidsarbete eller annat avvikande arbetstidsarrangemang
• familjeskäl (till exempel vård av barnen eller exceptionellt långa arbetsresor)
• kongressresa, fältresa eller annat engångsförhinder som gäller arbetet
• ledighet som motsvarar semester.

Undervisningen förläggs i första hand till tiden mellan kl. 8 eller 9 (beroende på campus) och kl. 16, men vid behov även mellan kl. 16 och 20 (till exempel om flera obligatoriska kurser skulle gå på varandra i studenternas schema eller om det inte finns lediga lokaler) eller på separat begäran (till exempel om man vill erbjuda studenterna studier också kvällstid eller om en lärare uttryckligen har önskat kvällstid för en viss kurs).

Om du inte har några olämpliga tider, klicka på ”Jag har inga önskemål”.

Om det finns tider som är olämpliga för dig, gör följande:

1. Klicka på den blå knappen Lägg till. Ett fönster för val av tider öppnas.
   
   
   
   
2. För in de olämpliga tiderna.
   
   
   
   Här kan du föra in enskilda datum, tidsintervaller, veckodagar eller klockslag. Det går också att föra in kombinationer av dessa, förutsatt att de är logiska. Det går till exempel inte att i en och samma kombination ange datumintervallet måndag 17.2 –torsdag 20.2 och dessutom välja veckodagen fredag, eftersom det datumintervallet inte innehåller en fredag. Då meddelar systemet att kombinationen du har valt inte är möjlig. Däremot kan du i en och samma kombination ange till exempel datumintervallet 16.9–27.9 och klockslagen 8.00–12.00. Då meddelar du att du på de datumen inte kan undervisa på förmiddagarna. Notera att endast de förhinder som infaller vardagar klockan 8–20 bör meddelas.

   Du kan föra in flera separata tider genom att återvända till fönstret. Du kan till exempel först föra in ett datumintervall (t.ex. 12.11–15.11), klicka på Lägg till, öppna fönstret på nytt genom att klicka på den blå Lägg till-knappen på formulärets ingångssida, och sedan föra in ett tidsintervall (t.ex. kl. 18.00–20.00).

   Om du behöver redigera dina tidigare val, klicka på pennsymbolen till höger om raden du vill redigera. Om du behöver radera dina tidigare val, klicka på kryssikonen.

   

3. Om du önskar, kan du använda fritextfältet för att skriva in ytterligare information. Obs! Du behöver inte meddela orsakerna till dina förhinder.

4. När du har fört in alla undervisningstider som inte passar dig, klicka på Spara.

2. Önskade undervisningstider

Här kan du meddela vilka undervisningstider du föredrar. Var så vänlig och märk att det inte alltid är möjligt att förlägga undervisningen till de tider som du meddelat som önskvärda, eftersom bland annat studenternas studiegångar och tillgången på undervisningslokaler påverkar tidsschemat. Om du vet att det finns tider då du absolut inte kan undervisa, meddela dessa under frågan ”Olämpliga undervisningstider” (se anvisningen ovan).

Om du inte har några önskade undervisningstider, klicka på ”Jag har inga önskemål”.

Om du har önskade undervisningstider, gör följande:

1. Välj tiden genom att klicka på kalendern.
   
   
   
   
2. Du kan förstora eller förminska valet genom att dra i nedre kanten. 
3. Du kan ta bort valet genom att klicka på det.
4. Om du önskar, kan du använda fritextfältet för att skriva in ytterligare information.
5. När du har valt alla tider som passar dig särskilt bra, klicka på Spara.

3. Lokaler som bör undvikas

Under den här punkten kan du meddela vilka undervisningslokaler som du inte kan undervisa i. Meddela endast de lokaler som ligger på det/de campus där din undervisning vanligen äger rum.

Om du inte har några olämpliga lokaler, klicka på ”Jag har inga önskemål”.

Om du har olämpliga lokaler, gör följande:

1. Sök lokalen i fältet Undervisningslokaler.
   
   
   
   
   
    
2. Begränsa sökningen vid behov genom att först välja plats (dvs. campus) och eventuellt byggnad.
3. Klicka på Lägg till för att lägga den valda lokalen till förteckningen.
4. Om du önskar, kan du använda fritextfältet för att skriva in ytterligare information. Obs! Du behöver inte meddela orsakerna till dina förhinder.
5. När du har fört in alla olämpliga lokaler, klicka på Spara.

Eftersom din chef av skäl som gäller arbetssäkerhet, arbetarskydd och organisering av arbetet måste vara informerad om du inte kan arbeta i en viss lokal, ska du utöver anmälan i Optime även meddela din chef om eventuella olämpliga lokaler.

Q. Fritt formulerade frågor

Formuläret kan innehålla fritt formulerade frågor som schemaplaneraren har bedömt som nödvändiga för planeringen av undervisningen. Kom ihåg att klicka på den blå knappen Spara efter att du har skrivit in dina svar, så kommer du vidare.

När du har besvarat alla frågor, klicka på Spara-knappen. Den förvandlas till en Sänd-knapp, och du kan skicka in dina svar till schemaplaneraren.

Om du ännu inte vill skicka formuläret, klicka på knappen Tillbaka till Optimes ingångssida. På så sätt kan du senare gå tillbaka till formuläret för att komplettera dina svar och skicka dem. Kom ihåg att skicka ditt svar senast den sista inlämningsdagen som fastställts av schemaplaneraren.

När du har fyllt i och skickat formuläret får du ett e-postmeddelande som bekräftelse på det språk du har använt i Optime. I meddelandet finns en länk som vid behov tar dig till formuläret. Du kan redigera dina svar så länge de ännu inte har godkänts.

Efter detta kan schemaplaneraren granska dina svar. Om alla fält har fyllts i enligt instruktionerna godkänner planeraren ditt formulär som sådant. Dina förhinder och önskemål förs in i Optimes databas och bildar villkor som beaktas i planeringen av undervisningen.

Vid behov kan schemaplaneraren också skicka tillbaka formuläret till dig med en kommentar och du får redigera formuläret ytterligare. Du får ett e-postmeddelande med planerarens kommentarer och en länk som tar dig tillbaka till formuläret där du kan redigera dina svar.

När du är färdig med redigeringen kan du skicka formuläret tillbaka till schemaplaneraren.

När schemaplaneraren godkänner dina svar får du en bekräftelse per e-post.

Via länken i meddelandet kan du kontrollera dina svar. Observera att du i det här skedet inte längre kan ändra dina svar. Observera också, att när dina svar har godkänts kan du läsa dem endast via e-postmeddelandena. Spara därför e-postmeddelandena från Optime om du vill kontrollera dina svar senare.

Av formuläret framgår namnet på den schemaplanerare som har skickat det till dig. Du kan kontakta planeraren eller utbildningsprogrammets schemaplanerare på planerarnas serviceadress (du hittar adresserna på sidan Undervisningsprogram) om din situation ändras, till exempel om ett hinder som du uppgett försvinner eller det uppstår ett nytt.

Du kan läsa mer om planering av undervisningsprogram och frågeformulärets roll i artikeln Undervisningsprogram. Du kan läsa mer om planeringen av undervisningsprogrammet ur utbildningsprogrammens perspektiv på Flamma (kräver inloggning med ditt användarnamn vid universitetet). 

Du kan läsa mer om verktyg för administration av din undervisning i artikeln Administration av den egna undervisningen.

På Flamma hittar du mer information om användning av Optimes kalendervy och hur du kan göra en bokningsförfrågan som inte gäller undervisning (kräver inloggning med ditt användarnamn vid universitetet).