Utmanande handledningssituationer

I handledning av studerande hamnar man oundvikligen emellanåt i situationer där kommunikationen med en studerande eller studerandegrupp av en eller annan orsak inte fungerar.  Det kan ligga många faktorer bakom situationer som inte fungerar, och de kan gälla handledaren, den som handleds eller handledningssituationen. Både handledaren och den som ska handledas kommer till handledningssituationerna med sina agna bakgrunder och livssituationer samt förväntningar och uppfattningar som kan vara motstridiga. Ibland kan problemen gälla kommunaktionsproblem och missförstånd, ibland är det fråga om att personkemin inte fungerar.

Typiskt är att utmanande handledningssituationer lyfter fram känslor såsom oro, rädsla, frustration eller irritation. Därför är det viktigt att handledaren i utmanande situationer eller senast efter dem stannar upp för att observera och fundera var utmaningen har sitt ursprung: vilka känslor och tankar väcker mötet med en studerande eller studentgrupp hos mig som handledare, vad händer i situationen och hur kan man gå vidare från utmaningarna.

Det är viktigt att stanna upp och lugna ner situationen också för att du som handledare ska kunna hålla dig till saken och bevara ditt lugn så bra som möjligt. Handledarens starka, spontana reaktioner hör inte till handledningssituationer och de bidrar till att göra situationen med utmanande.

Utmanande handledningssituationer är ofta belastande, särskilt om problemen drar ut på tiden. Det finns inte heller enkla lösningar eller lösningar som fungerar i alla situationer. Det är viktigt att lyssna på sin egen ork, diskutera detta med sina kollegor och vid behov söka stöd inuti universitetet eller utifrån från företagshälsovården. I Helsingfors universitet ordnas årligen även personalutbildning om utmanande handlednings- och rådgivningssituationer. Du hittar material som används i utbildningen här (pdf på finska och engelska).

En viktig utgångspunkt i handledningsarbete och särskilt i utmanande handledningssituationer är att fundera över vad din roll är som handledare. Vad som utgör dess kärna, vad som sätter gränserna och vad som inte alls hör till rollen. Då man rör sig nära gränserna för sin egen handledarroll är det viktigt att tänka på hurdan diskussion som är möjlig för mig som handledare, när det finns anledning att avbryta den på ett artigt sätt och när det är viktigt att hänvisa studeranden vidare. En studerande kanske berättar om sina personliga angelägenheter och önskar mer stöd än vad som hör till din handledarroll, han eller hon kan hänvisa till erfarenheter av diskriminering- eller trakasserier, vara arg och frustrerad och gråta. Det är bra att på förhand fundera över sådana situationer ur perspektivet på sina egna gränser, men även så att det i utmanande situationer finns några handlingssätt som man tänkt ut på förhand. Även om det är viktigt att sätta gränser för sitt eget arbete, och handledaren behöver inte agera till exempel som psykolog, trakasseriombud eller säkerhetschef, utan det finns andra yrkesmänniskor för detta på universitetet, så hör till handledarens roll alltid ett respektfullt bemötande av studeranden samt att man uppträder sakligt.

Ofta är det bra att diskutera frågor som gäller gränserna för den egna handledningen tillsammans med kollegor. Att ta fram gemensamma skriftliga spelregler kan underlätta alla handledares arbete. Här hittar du verktyg för att fundera kring din egen roll. (pdf)

Handledarens uppgift är att ansvara för den tid som används för handledningen samt för att det finns ett tydligt mål för handledningen. När handledningssituationen känns utmanande kan man ibland ändra handledningens riktning enbart med att stanna upp och observera situationen. Om du till exempel märker att studerandens förväntningar över vad det är fråga om i handledning inte svarar mot dina egna, är det möjligt att precisera eller återkomma till att diskutera målen för mötet. Då man i början av mötet kommit överens om målen och tidsanvändning, är det också vid behov lättare att återgå till diskussionstemat om diskussionen kommer på avvägar. Ibland måste man återgå flera gånger till dagens tema. Den som handleds kan också ges ansvar och man kan fråga honom eller henne hur han eller hon tycker att man borde lösa konflikten eller en situation som kört fast.

En grundläggande regel i alla handledningssituationer är att man lyssnar och håller sig till observationer i stället för att göra tolkningar. I synnerhet kan utmanande handledningssituationer lyfta fram tolkningar om situationen för den som handleds eller hans eller hennes personlighet. Det är viktigt att hålla sådana tolkningar för sig själv och fokusera i diskussionerna på konkreta observationer eller endast tala om sina egna erfarenheter och känslor. Studeranden kanske verkar lat och oföretagsam eller ovillig att studera om han eller hon inte lämnar in sina uppgifter. I handledningssamtal är det emellertid centralt att hålla sig till observationer; till exempel till att uppgifterna inte lämnats in. Det är viktigt att hitta en så bra lösning som möjligt för situationen i stället för att försöka hitta förklaringar, orsaker eller komma fram till vem som är skyldig. Det kan också vara nödvändigt att begränsa studerandens önskan att förklara situationen och artigt ta handledningsmötet tillbaka till den egentliga agendan.

Du hittar mer idéer som stöd för kommunikation här (på finska och engelska).

Ibland kan handledningssituationerna lyfta fram en stark oro över hur det går för studeranden. Typiska situationer är sådana där studeranden beter sig konstigt och på ett sätt som avviker från förväntningarna eller verkar må dåligt. Om du som handledare oroar dig över studeranden kan du föra det på tal genom att berätta om din egen erfarenhet: ”Jag har tänkt på hur du mår...”. I sådana situationer kan man hänvisa studeranden till en studiepsykologs mottagning, SHVS eller de kommunala hälsovårdstjänsterna. Om studeranden verkar behöva omedelbar hjälp är det bästa alternativet att ringa 112.

Studeranden kan även uppleva att han eller hon har blivit orättvist behandlad, mobbar eller diskriminerad. Sådana påståenden ska tas på allvar till exempel genom att säga att universitet har nolltolerans mot mobbning/trakasserier och att det i dessa frågor är bra att kontakta universitetets trakasseriombud och kontaktpersoner i jämställdhetsfrågor. På universitetet finns även en jurist som man kan rådfråga i juridiska frågor som gäller handledning.

Studeranden kanske beter sig störande eller osakligt i en handledningssituation, till exempel skriker, beskyller handledaren utan orsak eller skickar olämpliga e-postmeddelanden. I studentgruppen kan beteendet även riktas mot andra studerande. Då kan du som handledare be att studeranden upphör med sitt osakliga beteende och om situationen fortsätter kan du be att studeranden lämnar lokalen. Som mottagare av osakliga meddelanden kan du meddela studeranden att du inte svarar på sådana meddelanden. Du får mer information av trakasseriombunden och kontaktpersonerna i jämställdhetsfrågor och från universitetets anvisningar för dem som blir utsatta för trakasserier och osakligt beteende.

Ibland kan situationer urarta och eskalera. En studerande kan bete sig aggressivt eller till och med hotfullt, och då kanske oro uppstår av tanken om man kan ta emot studerandens frustration och om jag som handledare kan känna mig trygg. I sådana situationer är det viktigt att hålla sig lugn i handledarrollen och undvika att svara med hat mot hat. Om man är medveten på förhand om risken att situationen kan eskalera, be att en annan person deltar i handledningssituationen. Säkerhetschefen ger mer information och koordinerar säkerhetsfrågor på universitetet. Man kan även be en vaktmästare komma på plats eller i nödsituationer ringa nödnumret 112.

Följande diagram (PDF) beskriver hur man kan handla i olika situationer som väcker oro. Genom att följa pilarna i tabellen får du tips på hur du kan gå agera, var du för stöd och vilka tjänster studeranden kan hänvisas till. Du hittar praktiska tips på hur hänvisning vidare kan göras i utbildningsmaterialet Haastavat ohjaus- ja neuvontatilanteet (Utmanande handlednings- och rådgivningssituationer, på finska och engelska).