E-thesis: ohjeita tarkastajalle

Alla on kuvattu lyhyesti arviointiprosessit uudessa E-thesiksessä sekä järjestelmän lähettämät viestit.
 

Kanditutkielman arviointiprosessi uudessa E-thesiksessä

1. Opiskelija ilmoittautuu Sisussa sekä tutkielman, että kypsyysnäytteen toteutuksille.
2. Opiskelija aloittaa tutkielman jätön E-thesiksessä ja vahvistaa Sisu-ilmoittautumisensa
3. Opiskelija jättää tutkielmansa arvioitavaksi E-thesiksessä.
4. Ohjaaja arvioi tutkielman ja kypsyysnäytteen, mikäli kypsyysnäyte on tiivistelmä TAI Ohjaaja siirtää tutkielman jonkun muun tarkastettavaksi, tämä tarkastaja arvioi myös kypsyysnäytteen (jos tiivistelmä)
5. Ohjaaja/tarkastaja hyväksyy tekemänsä arvioinnin, joka saa myös viestin arvioinnin päättymisestä. Suoritustiedot siirtyvät Sisuun ja tutkielma sekä sen kuvailutiedot siirtyvät Heldaan. Opiskelija saa viestin tutkielman arvioinnista.

Ylemmän korkeakoulututkinnon tutkielman arviointiprosessi uudessa E-thesiksessä 

1. Opiskelija palauttaa tutkielmansa lopullisen version järjestelmään määräaikaan mennessä.
   Opiskelija saa viestin vastaanotetusta tutkielmasta.
   Opiskelijapalvelut saa viestin palautetusta tutkielmasta.
2. Opiskelijapalvelut asettaa tutkielmalle tarkastajat ja arvioinnin määräpäivän. 
   Tutkielma siirtyy automaattisesti tilaan arvioitavana.
   Nimetyt tarkastajat saavat sähköpostin arviointia odottavasta tutkielmasta.
3. Tarkastajat arvioivat ja hyväksyvät arviointinsa tutkielman määräpäivään mennessä. 
   Tutkielma siirtyy automaattisesti tilaan arviointi valmis.
   Järjestelmä lähettää kaikille tarkastajille viestin arvioinnin päättymisestä.
   Opiskelijapalvelut saa tiedon arvioidusta tutkielmasta.
4. Opiskelijapalvelut siirtää tutkielman arvioinnin odottamaan dekaanin päätöstä. 
   Tutkielma siirretään tilaan odottaa päätöstä.
   Opiskelija saa tiedon arvosanaehdotuksesta sähköpostitse.
5. Dekaanin päätöksen jälkeen opiskelijapalvelut siirtää tutkielman hyväksytyksi. 
   Tutkielma siirretään tilaan valmis ja järjestelmä syöttää sen Heldaan.
   Opiskelija saa viestin tutkielman arviointipäätöksestä.

Yhteystiedot

Jos tarvitset apua järjestelmän käytössä tai lisätietoa tutkielmien arviointiprosessista, ota yhteyttä opiskelijaneuvonnan palvelupisteeseen tai e-thesis@helsinki.fi.

E-thesis löytyy osoitteesta https://ethesis.helsinki.fi.

Tarkastajat saavat sähköpostin arvioitavasta tutkielmasta, kun opintohallinto on lisännyt tutkielmalle tarkastajat. Järjestelmään pääsee sähköpostissa olevasta linkistä, tai järjestelmän etusivulta.

Järjestelmään voi kirjautua kahdella eri tavalla:

1. HY:n tunnuksella sähköpostissa olevasta linkistä, tai järjestelmän etusivulta.
2. sähköpostin kirjautumislinkillä (HY:n ulkopuoliset tarkastajat).

HUOM! Mikäli tarkastajalla on useampi aktiivisessa käytössä oleva sähköpostiosoite (esim. hus.fi ja helsinki.fi), tulee hänen kirjautua järjestelmään käyttäen sitä osoitetta, johon tieto arvioitavasta tutkielmasta on saapunut. Jos tarkastaja on saanut viestin arvioitavasta tutkielmasta esimerkiksi hus.fi osoitteeseen, joka on HY:n ulkopuolinen osoite, tarkastajan tulee kirjautua järjestelmään sähköpostissa olevalla kirjautumislinkillä.

1. Sisäänkirjautuminen HY:n tunnuksella

Voit kirjautua kolmesta eri kohdasta järjestelmän etusivulta.

Kun olet kirjautunut sisään, paina etusivun alareunassa olevaa 'tarkastajille' painiketta.

2. HY:n ulkopuolisen tarkastajan kirjautuminen

Jos olet vastaanottanut viestin arvioitavasta tutkielmasta Helsingin yliopiston ulkopuoliseen sähköpostiosoitteeseen, esim. hus.fi -osoitteeseen, voit kirjautua ainoastaan sähköpostissa olevalla kirjautumislinkillä. 

Sähköpostissa oleva kirjautumislinkki on voimassa 30 tuntia.

Jos sähköpostissa oleva kirjautumislinkki on vanhentunut, voit tilata uuden kirjautumislinkin tarkastajien kirjautumissivulta kohdasta 'Kirjautuminen Helsingin yliopiston ulkopuolisella sähköpostiosoitteella'. 

Syötä sähköpostiosoite, johon alkuperäinen arviointikutsu on lähetetty sille varattuun kenttään, ja paina 'Lähetä uusi kutsu'.

Kirjauduttuasi sisään järjestelmään näet etusivulla sinulle osoitetut tutkielmat.

Arvioitavat tutkielmat -työjonossa on tutkielmat, joiden arviointi on vielä kesken.

Tutkielman kohdalla olevassa painikkeessa lukee 'Arvioi', jos tutkielma odottaa arviointiasi.

Jos painikkeessa lukee 'Muokkaa tai katsele hyväksymääsi arviointia', olet arvioinut tutkielman, mutta se odottaa vielä muiden tarkastajien arviointia.

Arvioidut tutkielmat -työjonossa näkyy kaikki tutkielmat, joiden arviointi on valmis, eli molemmat tarkastajat ovat hyväksyneet arviointinsa.

Pääset arvioimaan tutkielman painamalla painikkeesta "Arvioi".

Kun olet tarkastanut tutkielman tiedot, tutkielman arviointiin pääsee Tutkielman tiedot -välilehden alareunasta painamalla painiketta 'Aloita arviointi'.

Kypsyysnäytteen hyväksyminen

Opetus- ja opiskelijapalveluiden E-thesis-käsittelijä on tarkistanut opiskelijan vastaukset kypsyysnäytettä koskeviin kysymyksiin. Näiden vastausten perusteella järjestelmä ilmoittaa, onko kypsyysnäyte tarkistettava vain sisällön osalta vai myös kielen osalta. Lisätietoa kypsyysnäytteestä löydät Opetustyön ohjeista.

Jotta tutkielma voidaan hyväksyä, kypsyysnäyte on suoritettava hyväksytysti.

Kypsyysnäytteen tarkistaa yleensä tutkielman vastuutarkastaja. Jos et tarkista kypsyysnäytettä, voit ohittaa kypsyysnäytteen hyväksymisen.

Valitse numeerinen arvosana otsikon "Oma arvosana" alta ja kirjaa perustelut arvosanalle. Paina sen jälkeen "tallenna arvosanaehdotus"

Arvioinnin hyväksyminen

Voit halutessasi tallentaa tekemäsi arvioinnin ja jatkaa myöhemmin.
Kun arviointisi on valmis, paina hyväksy arviointi -painiketta.

Painamalla painiketta 'Näytä arviointiohjeet' pääset suoraan tiedekunnan tai koulutusohjelman arviointiohjeisiin Maisterintutkielman tarkastamisen ohjeissa.

Osa-alueiden arviointi

Seuraavaksi arvioi tutkielman osa-alueet numeerisesti ja tarvittaessa sanallisesti. 

Arvioitavien osa-alueiden tarkka määrä vaihtelee tiedekunnittain. Osassa tiedekunnista yhdelle tarkastajalle määritetään vastuutarkastajan rooli. Tieto vastuutarkastajasta löytyy tutkielman tiedot -välilehdeltä. Vastuutarkastaja arvioi osa-alueen 'Työskentely tutkielmaprosessin aikana'. Osa-alue näkyy muille tarkastajille harmaana/inaktiivisena.

Tarkista tiedekunnan tai koulutusohjelman arviointiohjeet painamalla oikean yläreunan painiketta 'Näytä arviointiohjeet'.

Numeerinen arviointi 

Kunkin osa-alueen numeerinen arviointi on pakollinen. Osa-alueet arvioidaan asteikolla 0–5. Muiden tarkastajien antamat numeeriset arvioinnit näkyvät kohdassa muut tarkastajat.
Jos jonkin osa-alueen arvosana on 0, tutkielmaa ei voida yleensä hyväksyä. 

Sanallinen arviointi

Osa-alueiden sanallinen arviointi on vapaaehtoista ja sanallinen arviointi -kenttä on tarkastajien yhteinen. Osa-alueen sanallinen arviointi lisätään painamalla painikkeesta 'Lisää sanallinen arviointi'.

Huomaa, että sanallinen arviointi näytetään opiskelijalle aina osa-alueen arvosanan yhteydessä. Ethän siis tallenna kenttään mitään tekstiä, joka ei ole tarkoitettu opiskelijalle.

Jos teet muutoksia toisen tarkastajan antamiin sanallisiin osa-alueiden arviointeihin ja hyväksyt arviointisi, järjestelmä pyytää toista tarkastajaa hyväksymään tekemäsi muutokset. Lisätietoa löytyy ohjeesta Muutokset sanalliseen arviointiin.

Tämän jälkeen syötä sanallinen arviointi avautuneeseen kenttään ja paina 'Tallenna'.

HUOM. Jos toinen tarkastaja on jo tehnyt osa-alueiden arvioinnin ja olet arvioinnista samaa mieltä, voit vahvistaa arvioinnin valitsemalla 'Vahvista tehty arviointi'. Tämä lukitsee osa-alueiden numeerisen ja sanallisen arvioinnin. Voit palata tekemään omia arviointejasi poistamalla valinnan.

Kun olet syöttänyt kaikki osa-alueiden numeeriset ja sanalliset arvioinnit, voit siirtyä antamaan arvosanaehdotuksen ja lausunnon painamalla samannimisestä painikkeesta sivun alalaidasta.

Arvosanaehdotus-välilehden alussa näytetään yhteenveto osa-alueiden arvioinneista.

Seuraavaksi anna tutkielmalle arvosanaehdotus. Arvosanaehdotus on pakollinen. Näet muiden tarkastajien antamat arvosanaehdotukset kohdassa 'Muut tarkastajat'.

Tarkastajien tulee ensisijaisesti pyrkiä yhteisymmärrykseen annettavasta arvosanaehdotuksesta. Jos tarkastajat eivät pääse yhteisymmärrykseen arvosanasta, katso ohjeet kohdasta Eriävät arvosanaehdotukset.

Seuraavaksi kirjoita lausunto tutkielman arvosanaehdotuksesta. Lausunto on pakollinen ja lausunto on tarkastajien yhteinen.
Jos teet muutoksia toisen tarkastajan kirjoittamaan lausuntoon ja hyväksyt arviointisi, järjestelmä pyytää toista tarkastajaa hyväksymään tekemäsi muutokset. Lisätietoa löytyy ohjeesta Muutokset sanalliseen arviointiin.
 

HUOM. Jos toinen tarkastaja on jo antanut arvosanaehdotuksen ja lausunnon ja olet niistä samaa mieltä, voit vahvistaa arvioinnin valitsemalla 'Vahvista tehty arviointi'. Tämä lukitsee arvosanaehdotuksen ja lausunnon. Voit palata tekemään omia arviointejasi poistamalla valinnan.

Jos haluat tallentaa arviointisi ja jatkaa työskentelyä myöhemmin, paina 'Tallenna arvosanaehdotus'-painiketta sivun alaosassa.

Jos arviointisi on valmis, voit painaa 'Hyväksy arviointi' painiketta.

Arvioinnin yhteenveto

Arvioinnin yhteenveto -välilehdellä näytetään yhteenveto tutkielman arvioinnista.

Jos tutkielma odottaa vielä muiden tarkastajien arviointia, arviointi merkitään valmiiksi vasta, kun kaikki tarkastajat ovat arvioineet tutkielman.

Jos kaikki tarkastajat ovat yhtä mieltä arvioinnista ja he ovat hyväksyneet arviointinsa, tutkielma siirtyy tilaan arviointi valmis ja hallinto saa viestin valmistuneesta arvioinnista.

Voit palata takaisin työjonoosi painamalla painiketta 'Palaa arvioitaviin tutkielmiin'.

Jos teet muutoksia toisen tarkastajan antamiin sanallisiin osa-alueiden arviointeihin tai lausuntoon, ja hyväksyt arviointisi, järjestelmä pyytää toista tarkastajaa hyväksymään tekemäsi muutokset.

Toinen tarkastaja saa viestin hyväksyntää odottavista muutoksista. Pääset viestissä olevasta linkistä tarkistamaan muutokset.

Pääset tarkistamaan oman alkuperäisen arviointisi painamalla kolmiota kohdasta 'Aiemmat versiot'.

Järjestelmä näyttää sanallisen arvioinnin eri versiot ja voit niitä vertailemalla tarkastella muutoksia.

Samoin lausuntoon tehdyt muutokset näkyvät vertailemalla eri versioita.

Voit edelleen jatkaa muutoksien tekemistä arviointiin, jolloin tekemäsi muutokset palautuvat toiselle tarkastajalle hyväksyttäväksi.

Jos olet samaa mieltä tarkastajan tekemistä muutoksista, etkä halua enää itse tehdä uusia muutoksia, voit hyväksyä arvioinnin uudelleen painamalla Arvosanaehdotus -välilehdellä painiketta 'Hyväksy arviointi'.

Jos tarkastajat antavat tutkielmalle eriävän arvosanaehdotuksen, järjestelmä ilmoittaa eroavista arvosanaehdotuksista huomiotekstillä.

Tarkastajien tulee ensisijaisesti löytää yhteinen näkemys arvosanaehdotuksesta.

Voit tallentaa tekemäsi arvioinnin painamalla 'Tallenna' -painiketta ja jatkaa keskustelua arvosanaehdotuksesta järjestelmän ulkopuolella, esimerkiksi sähköpostitse, toisen tarkastajan kanssa. Löydät toisen tarkastajan sähköpostiosoitteen Tutkielman tiedot -välilehdeltä.

Jos ette pääse yhteisymmärrykseen arvosanaehdotuksesta, paina 'Hyväksy arviointi' painiketta.
Tällöin järjestelmä lähettää viestin kaikille tarkastajille siitä, että tarkastajat ovat päätyneet eriäviin arvosanaehdotuksiin tutkielman arvioinnissa.

Huomioithan, että jos olet muuttanut sanallisia arviointeja tai lausuntoa, muutokset palautuvat toiselle tarkastajalle hyväksyttäviksi, kun painat Hyväksy arviointi -painiketta.

Järjestelmä lähettää viestin myös hallinnolle eriävästä arvosanaehdotuksesta. 
Tiedekunnilla on vaihtelevia käytäntöjä siihen, miten eriävien arvosanaehdotusten kanssa menetellään. Lisätietoa tiedekuntien menettelystä löytyy koulutusohjelmakohtaisista ohjeista Opetustyön ohjeissa.

Kun lopullinen arvosana on päätetty tiedekunnassa, hallinto vie lopullisen arvosanan järjestelmään.

Tarkastajat saavat viestin arvioinnin valmistumisesta, kun kaikki tarkastajat ovat yhtä mieltä arvosanaehdotuksesta ja he ovat hyväksyneet arviointinsa.

Samalla tutkielma siirtyy tilaan 'arviointi valmis' automaattisesti ja hallinto saa viestin valmistuneesta arvioinnista.

Hallinto siirtää tutkielman odottamaan dekaanin päätöstä ja samalla opiskelijalle lähtee tieto arvosanaehdotuksesta sähköpostiviestillä. Huom. Opiskelija saa tiedon arvosanaehdotuksesta viimeistään viikkoa ennen dekaanin päätöstä.

Voit ladata tutkielman arvioinnin PDF-tiedostona kirjautumalla E-thesis-palveluun sähköpostiviestissä olevasta linkistä tai palvelun etusivulta.

Etsi tutkielma arvioitujen tutkielmien työjonosta ja paina tutkielman kohdalta 'Arvioinnin yhteenveto' painiketta.

Arvioinnin yhteenveto välilehdeltä saat ladattua tutkielman arvioinnin pdf-tiedostona painamalla 'Lataa tiedostona' -painiketta. 

Tarkastaja saa automaattiviestin E-thesis -järjestelmästä, kun tarkastusvaihe alkaa. Viesti lähtee siihen sähköpostiosoitteeseen, jonka E-thesis -virkailija opiskelijaneuvonnan lähipalvelupisteellä on syöttänyt järjestelmään. E-thesikseen kirjaudutaan sillä sähköpostiosoitteella, johon viesti on tullut ja johon tutkielma on lähetetty tarkastettavaksi eli esim. hus.fi -osoitteeseen lähetetyt tutkielmat löytyvät vain, kun tarkastaja kirjautuu järjestelmään kohdasta "Kirjautuminen erillisellä käyttäjätunnuksella (HY:n ulkopuoliset käyttäjät)". Salasana on tällöin se, jonka tarkastaja on ensirekisteröitymisen yhteydessä asettanut salasanaksi. Arvioitavat tutkielmat ovat aina sidoksissa siihen sähköpostiosoitteeseen, joka on liitetty tarkastettavaan tutkielmaan. 

Viesti tulee osoitteesta noreply. Viestissä on suora linkki tarkastettavan tutkielman arviointilomakkeen päänäkymään. Viesti sisältää kolme linkkiä ja ne kaikki johtavat erikieliseen päänäkymään ja lomakkeeseen. Tarkastathan tiedekunnan ohjeista millä kielellä tutkielman arviointi tulee tehdä.

Toinen vaihtoehto kirjautua E-thesis -järjestelmään on tehdä se etusivun kautta. Etusivun alosassa on kohta "Kirjautuminen".

Tämän jälkeen valitaan kirjautumistapa.

Henkilöiden, joilla ei ole Helsingin yliopiston käyttäjätunnuksia ja jotka käyttävät E-thesis -järjestelmää ensimmäistä kertaa, on rekisteröidyttävä E-thesis -järjestelmään ennen kuin he voivat ottaa vastaan tarkastettavia tutkielmia. Virkailija opiskelijaneuvonnan lähipalvelupisteellä lähettää ulkopuoliselle tarkastajalle rekisteröitymiskutsun annettuun toimivaan sähköpostiosoitteeseen E-thesis -järjestelmän kautta. Oman käyttäjätunnuksen luominen onnistuu seuraamalla sähköpostissa olevia ohjeita.

Arvioitavan tutkielman päänäkymän yläosasta löytyvät linkit työn pdf-versioon. Sieltä näkyvät myös tarkastuksen määräaika ja tarkastettavan tutkielman tiedekunta ja koulutusohjelma. Sivu näyttää arviointilomakkeen sen hetkisen sisällön. 

Tarkastajat voivat kirjoittaa toisilleen kommentteja, jotka on tarkoitettu ainoastaan keskinäiseen yhteydenpitoon. Kommentit ovat vain tarkastajien luettavissa ja ne poistetaan järjestelmästä tarkastusvaiheen päätyttyä.

Molemmille tarkastajille on omat värit (oranssi ja harmaa ks. alla). Mikäli tarkastajat ovat yhtämieltä osa-alueiden arvioinneista, on väri musta. Mikäli arviointilomakkeessa hyväksytään ainoastaan yksi arvo kullekin arvostelukriteerille (kandidaatintutkielmat), on valitut arvot esitetty harmaalla taustavärillä. 

Tarkastaja pääsee muokkaamaan lomakkeen sisältöä klikkaamalla "Muokkaa arviointia" painiketta. Arvioinnin muokkaaminen lukitsee sisällön sisäänkirjautuneelle käyttäjälle ja estää muita tarkastajia muokkaamasta arvioinnin sisältöä. Jos tarkastaja avaa työn tiedot samalla kun arviointilomake on toisella tarkastajalla muokattavana, näytetään hänelle lukitukseen liittyvä viesti ja tiedot muokkauksia suorittavasta tarkastajasta. Lukitus raukeaa, kun tarkastaja tallentaa tai peruuttaa arviointilomakkeen muutokset tai kun lomake on auki 30 min ilman tallennusta/peruutusta. 

Ruksi "Hyväksytty"-sarakkeessa tarkoittaa, että kyseinen tarkastaja on hyväksynyt arviointilomakkeen sisällön.

"Arviointiohjeet"-linkki vie tiedekunnan tarkastajalle tarkoitettuihin tutkielmia koskeviin ohjeisiin Opetustyön ohjeisiin. Huom! Opetustyön ohjeissa on muistettava valita koulutusohjelma, jonka tutkielmaa on tarkastamassa.

Arvioinnin tiedot -kohdan tärkein elementti on arviointilomake ja siihen liittyvät tiedot. E-thesis -järjestelmä sisältää useita eri arviointilomakkeita. Lomakkeet ovat erilaisia myös siltä osin arvioidaanko kandidaatintutkielmaa vai maisterintutkielmaa. Myös lomakkeiden toimintalogiikka vaihtelee. Uusien maisterintutkielmien arviointilomakkeet sisältävät sekä tarkastajakohtaista että tarkastajien yhteistä arviointia. Yhteistä arviointia ovat arvosanaehdotus, perustelut sekä mahdolliset tiedekuntakohtaiset lisätiedot.

Tarkastajat muokkaavat arvioinnin sisältöä vuorotellen ja jokaisen tallennuksen voi ajatella välitallennuksena. Arviointia ei ole heti tarpeen hyväksyä jos halutaan käyttää välitallennuksia arvioinnin tekemisen apuna. Tällöin toiselle tarkastajalle voi viestittää kommenttikentän kautta tekemästään välitallennuksesta.

Kun arvioinnin sisältö on valmis, tarkastaja hyväksyy sen "Hyväksy arviointi" painikkeella. Arvioinnin hyväksyminen tarkoittaa sitä, että sisäänkirjautunut tarkastaja ei enää halua eikä voi tehdä muutoksia arviointiin. Hyväksyminen tehdään arvioinnin ensiksi tallentaneen ja hyväksyneen tarkastajan osalta kahteen kertaan. Toisena tai kolmantena arviointilomakkeelle kirjautuneen tarkastajan osalta arviointi hyväksytään useimmiten vain kerran.

Arvioinnin hyväksyminen lukitsee arviointilomakkeen sisällön kirjautuneen käyttäjän osalta. Lomake avautuu kuitenkin uudelleen muokattavaksi, mikäli toinen tarkastaja (tai joku muista tarkastajista) muuttaa arvostelun sisältöä. Molempien (kaikkien) tarkastajien on siis hyväksyttävä arviointi, jotta työ siirtyy prosessissa eteenpäin eli tiedekunnan, koulutusohjelman johtoryhmän tai arviointilautakunnan käsittelyyn ja edelleen hyväksyttäväksi. "Hyväksy arviointi" -painike ei aktivoidu, mikäli kaikki valinnat ovat tyhjiä (-).

Tarkastajan hyväksyntä kuitenkin peruuntuu, mikäli joku muu tarkastaja muokkaa joko omaa arviointiosuuttaan (radionappivalinnat arvioinnin osa-alueissa) tai korjaa yhteistä arviointia (arvosanaehdotus, tiedekuntakohtainen lisätieto, perustelut). Kun kaikki tarkastajat ovat hyväksyneet arvioinnin, menee työ automaattisesti seuraavaan vaiheeseen ja tarkastajat saavat sähköpostiinsa automaattiviestin noreply osoitteesta. Viestin liitteenä on arviointilomakkeen sisältö pdf-tiedostona.

Tämän jälkeen E-thesis -virkailija opiskelijaneuvonnan lähipalvelupisteellä siirtää tutkielman odottamaan päätöskokouksen hyväksyntää. Tämä tehdään viimeistään viikkoa ennen päätöskokousta. Tällöin opiskelija saa järjestelmästä automaattisen viestin, jonka liitteenä on arviointilomakkeen sisältö pdf-tiedostona. Kun päätöskokous on hyväksynyt tutkielman arvioinnin, opintoneuvoja erilliskirjaa suorituksen opintotietojärjestelmään ja siirtää tutkielman E-thesiksen arkistoon. Tästä lähtee opiskelijalle arvostelupäätöstä ja verkkojulkaisulupaa koskeva automaattiviesti. Viestissä on linkki E-thesiksen julkaisusopimuksen näkymään, jossa opiskelija voi joko kieltää tai antaa luvan avoimeen julkaisuun. 

Opiskelija ilmoittaa mahdollisesta embargotarpeesta (so. viivästetyn julkaisun tarve) tallennusvaiheen alussa tallennuslomakkeen kohdassa Muut tiedot/Embargo. Tämä kenttä on käytössä maisterintutkielmien tallennuslomakkeilla pois lukien valtiotieteellinen tiedekunta. Embargon vahvistaa virkailija omassa käyttöliittymässään.

Embargollinen tutkielma ei ole nähtävillä kokonaisuudessaan missään, ei edes kirjastokioskeilla, joista E-thesiksen arkistoa on mahdollista selailla. Kuvailutiedot (ml. tiivistelmä) ovat aina julkisia ja ne näkyvät avoimessa julkaisuarkistossa (Helda). Jos opiskelija antaa tutkielmalleen julkaisuluvan, tulee embargollinen työ nähtäville avoimeen julkaisuarkistoon sinä päivänä jona embargo päättyy. Embargosta huolimatta tutkielma on pyynnöstä annettava nähtäville.