Sisu-instruktion: Administration av undervisning och anmälda

Du ser den pågående undervisningen på Sisus startsida när du loggar in på Sisu och byter till lärarrollen i rullgardinsmenyn under ditt namn.  

På startsidan kan du se information om undervisningen genom att klicka på pilen som finns efter namnet på undervisningen. Du kan se närmare information om undervisningen genom att klicka på Till informationen. Du kan redigera undervisningens beskrivning utanför Sisu på kurssidorna. Se kurssidans bruksanvisningar. 

Tidigare och kommande undervisning kan du se närmare genom att öppna fliken Min undervisning i Sisus övre rad. På denna sida har din undervisning delats i fem delar baserat på anmälningens och bedömningens faser. Endast fem implementeringar i varje kategori visas som standard. Om du vill se fler av dem, klicka på länken Visa fler studiemoment i slutet av kategorin. Genom att klicka på namnet eller tilläggsinformationen på en kurs kan du se närmare information om kursen, såsom bedömningsfunktioner eller en lista av deltagare.

Du kan filtrera kurser som visas under kategorierna genom att skriva den kursens namn, kod eller typ i fältet Sök och filtren. Genom att rensa sökrutan kommer du att se alla dina egna studiemoment igen.

• Kommande studiemoment-kategorin innehåller de studiemomenten vars anmälningstid inte ännu har börjat.
• Anmälan-kategorin innehåller de studiemomenten vars anmälningstid har börjat, men vars undervisning inte ännu har börjat. Här finns också de studiemomenten för vilka anmälningstiden har tagit slut, men undervisningen har inte ännu börjat. För varje studiemoment kommer du också att se hur många studenter har anmält sig och hur många av dessa har inte ännu bekräftats. Genom att klicka på denna tilläggsinformation kan du direkt komma åt fliken Bedömning.
• Studiemomentet pågår-kategorin innehåller de studiemomenten vars undervisning har börjats. Under studiemomentets namn ser du tilläggsinformationen Efteranmälan pågår, om efteranmälan är i bruk och är pågående. Genom att klicka på denna tilläggsinformation kan du direkt komma åt fliken Anmälda studerande.
• Ska bedömas-kategorin innehåller de studiemomenten vars undervisning har gått ut mindre än sex veckor tidigare. Nedan momentets namn kan du tilläggsinformation om hur många deltagare finns på studiemomentet och genom att klicka på tilläggsinformation kommer du direkt åt fliken Bedömning.
• Arkiverade, annullerade och avslutade studiemoment-kategorin innehåller de studiemomenten vars undervisning har gått ut minst sex veckor tidigare.

OBS. Om studiemomentet använder anmälning med direkt bekräftelse, dvs. anmälningar bekräftas kontinuerligt även efter undervisning har börjats (t.ex. Examinarium-tentamina), visas det samtidigt i både Studiemomentet pågår och Ska bedömas-kategorier tills studiemomentet har tagit slut.

Du kan se alla studerande som har anmält sig till din undervisning eller tentamen på fliken Anmälda studerande vid varje undervisning. Lärare kan lägga till nya studenter och bekräfta anmälningar. Besluten om anmälningspraxis fattas inom utbildningsprogrammen. I oklara situationer får du hjälp av studieplaneraren. Deras fakultetsspecifika kontaktuppgifter hittar du på sidan Undervisningsprogram under rubriken Schemaplanerarnas kontaktuppgifter.

Granskning av de anmäldas uppgifter 

När du klickar på en studerande i deltagarlistan öppnas det en inforuta om den studerande i fråga. I rutan ser du:

• information om studerandens studierätt,
• en länk till studerandens prestationer,
• studerandens val av undervisningsgrupp, och
• studerandens svar på frågor om tilläggsinformation som eventuellt ställdes i samband med anmälan.

Obs. Uppgifter om studerande är personuppgifter och får endast behandlas för de ändamål för vilka de är avsedda och som krävs för det aktuella jobbet. Du kan läsa mer om dataskydd och principerna för behandling av personuppgifter på sidan Dataskydd i studieärenden.

Om studeranden har i samband med anmälningen ombetts att anmäla prestationsspråk (till exempel i samband med tentamina) syns denna information i sin egen kolumn i deltagarlistan efter att anmälningarna har bekräftats. Länken Visa antagna studerandes språkval öppnar en inforuta där språkvalen är synliga i sina egna flikar.

Ladda ner undervisningens deltagarlista 

Nytt: Du kan nu beställa deltagarlistan från Kurssidorna som kommer att skickas till din e-post. Den här listan innehåller inskrivningsformulären och det förifyllda SIMU-arket på den andra fliken kan användas för att spara och importera betygen till Sisu. Observera att deltagarlistorna endast skickas tre gånger om dagen, så det kan dröja flera timmar innan du får listan.

Du kan också skapa deltagarlistan direkt i Sisu. Skapa en CSV-fil över de studerande-knappen skapar en deltagarlista som kan öppnas i Excel. I listan ser du behändigt bland annat studerandenas e-postadresser och gruppindelningar av studenter när anmälningarna har bekräftats.

Deltagarlistan kan även utnyttjas när undervisningen utvärderas, se närmare instruktioner för utvärdering här. 

De anmäldas status och redigering av status 

I samband med anmälan kontrollerar Sisu den studerandes giltiga studierätt, dennes närvaroanmälan under undervisningen och huruvida studieavsnittet är en del av studerandens studieplan. Utöver dessa kan undervisningen definieras tilläggskrav för att man ska bli godkänd till undervisningen, såsom obligatoriska tidigare studier eller att studeranden hör till en viss målgrupp. Utifrån dessa kontroller ger Sisu den studerande någon av följande status: 

• Kandidat = den studerande uppfyller kursens kriterier och kan bli vald för undervisningen när anmälningarna bekräftas.
• Uppfyller inte villkoren = den studerande uppfyller inte något av kursens kriterier, såsom att närvaroanmälan är i kraft eller den studerande inte har lagt till studieavsnittet i sin plan (se närmare information om urvalskriterierna här).
• Vald = den studerandes status när anmälningstiden har gått ut och anmälan har bekräftats. Någon från administrationen kan i vissa fall även manuellt markera studerande som godkända.
• Avslagen = den studerandes status när anmälningstiden har gått ut och den studerande inte blev vald eller rymdes inte i undervisningen. Du kan läs mer om de vanligaste fallen när anmälan avslås i Instruktioner för studenter: Vad ska jag göra om min anmälan avslås?

Dessutom kan en studerande avbryta undervisningen efter att den har inletts eller undervisningen kan markeras som avbruten för den studerande i fråga. 

Ändring av studerandenas status 

Läraren och administrationspersonalen kan ändra statusen på de studerandes anmälningar på följande sätt:  

• Prioritera studerande = när anmälningstiden pågår kan en studerande markeras som vald i förväg. När anmälningstiden har gått ut godkänns de i förväg valda studerandena till kursen först
• Markera som ej antagen = den studerande väljs inte till kursen och dennes anmälan godkänns inte efter att anmälningstiden har gått ut
• Ta bort förvalet = med denna funktion kan en förurvald studerande ändras tillbaka till kandidat
• Flytta till antagna = Du kan lägga till en student direkt bland de antagna, till exempel om du vill kringgå något valkriterium eller vill flytta en student från ej-antagen till antagen.
• Ta bort från studiemomentet = En student kan avlägsnas från en kurs. Denna funktion borde du använda dig av endast om du till exempel lagt till en student på fel kurs. Om en student inte har genomfört en kurs till slut ska hen i första hand placeras i kategorin "Avbrutna".
• Flytta till avbrutna = när undervisningen har inletts kan du markera undervisningen för en bekräftad studerande som avbruten, och då flyttas den studerande till Avbrutna-sektionen. Den studerande kan själv avbryta kursen efter att undervisningen inletts.

Att lägga till en ny student i ett studiemoment

En student borde i första hand alltid själv anmäla sig till ett studieavsnitt via sin egen studieplan. På så sätt kan vi säkerställa att studieavsnittet faktiskt ingår i studentens studieplan. Om det ändå finns ett behov av att lägga till en student på en kurs istället för studenten lyckas det här genom funktionen ”Lägg till ny studerande” under fliken ”Anmälda studerande”.

• Du kan söka studenten med namn, studentnummer eller e-postadress. Om studenten har flera studierätter som lämpar sig för en kurs ska du välja den som anmälan kopplas till.
• Därtill ska du lägga till ett eventuellt gruppval samt den version av studieavsnittet som anmälan kopplas till. För att Sisu ska godkänna en anmälan ska versionen vara samma som den som studenten valt i sin studieplan.
• Om studenten inte lagt till studieavsnittet i sin plan eller om du kopplar studentens anmälan till en annan version av studieavsnittet än den som studenten valt är det möjligt att Sisu placerar studenten i delen ”Uppfyller inte kraven”. Därifrån kan hen vid behov flyttas manuellt till de antagna.
• Obs! Om en student manuellt godkänns från avsnittet "Uppfyller inte kraven", kommer de att placeras i de grupper de passar in i enligt sina önskemål. Om studenten inte passar in i någon vald grupp visas en röd varningstriangel i avsnittet för godkända på en per-studentbasis. Från fönstret "Redigera studentens undervisningsgrupper" bakom knappen på den raden kan du placera studenten i undervisningsgrupper med tillgängligt utrymme, vilket tar bort varningstriangeln.
• Obs! För att det ska vara möjligt att lägga till en anmälan ska det finnas lediga platser på kursen.
• Obs! Om studiemomentet är öppen universitetsundervisning eller gemensam undervisning, får inga öppna universitetsstudenter läggas till studiemomentet, utan de måste läggas till av sakkunniga vid öppna universitetet. Du känner igen öppen universitetsundervisning och gemensam undervisning genom meddelandet "Genomförandet är en del av det öppna universitetets produktpaket" som visas på studiemomentet.

Ändring av gruppval 

Om undervisningen innehåller gruppval som de studerande gör kan du se studerandenas preliminära placering i grupper under anmälningstiden vid Studerande enligt undervisningsgrupper om bekräftelsen av deltagare skulle göras nu. Öppna informationen om den önskade undervisningsgruppen genom att klicka på dess namn.

Visa studerande -knappen öppnar ett fönster där du kan närmare granska de studerande enligt undervisningsgrupp och se hur många studerande har placerats i varje grupp och med vilka önskemål. En grupp har ett visst antal platser, och gruppen kan inte ha fler studerande än antalet platser i gruppen (eller undervisningen). 

Utgångspunkten är att gruppvalen inte redigeras. De studerande väljer grupperna själv och Sisu placerar de studerande i rätta undervisningsgrupper i prioritetsordning. Om det finns behov av att få en viss studerande med på undervisningen lönar det sig snarare att använda förurval (välj förbi andra), eller så kan någon från administrationen markera studeranden direkt som vald (markera som vald).  

Gruppval kan dock redigeras i till exempel sådana situationer där 

• en studerande själv inte kan redigera sina val (om t.ex. anmälningstiden har gått ut eller anmälningen ännu inte har bekräftats).
• om det är nödvändigt att balansera grupperna, eftersom Sisu inte automatiskt balanserar grupperna till samma storlek. Sisu kan skapa mycket olika stora grupper, om studenternas gruppönskemål tillåter det.
• om en undervisningsgrupp inhiberas efter att anmälningstiden gått ut och gruppvalen måste ändras. 

Du kan enskilt redigera varje studerandes önskemål om grupper med Redigera studerandens undervisningsgrupper som finns bakom de tre punkterna på den studerandes rad. 

Du ser anmälningarnas status på fliken Anmälda studerande, ovanför deltagarlistan

 Anmälningens faser beskrivs på följande sätt: 

Anmälningstiden har inte börjat
Anmälningstiden har ännu inte börjat. Någon inom administrationen ställer anmälningstider och inställningar för undervisningen. 

Anmälningen pågår
De studerande kan anmäla sig till undervisningen, uppdatera sina gruppval och återkalla sin anmälan. Om anmälningarna bekräftas efter att anmälningstiden har gått ut syns anmälda studerande på deltagarlistan under anmälningstiden antingen som ”Anmälda” eller ”Uppfyller inte villkoren”. Om anmälningarna bekräftas genast syns de studerande under anmälningstiden direkt som "Antagna" eller "Ej antagna". 

Anmälningen bekräftas
Anmälningstiden har gått ut men anmälningarna har ännu inte bekräftats. Anmälningarna kan bekräftas antingen automatiskt följande natt efter att anmälningstiden har gått ut eller manuellt. Om anmälningarna bekräftas manuellt lönar det sig att göra detta strax efter att anmälningstiden har gått ut så att de studerande så snabbt som möjligt får veta om de får delta i kursen.  

Bekräftad
När anmälningarna är bekräftade syns de studerande i sektionerna Antagna och Ej antagna.  


Vid behov kan man för undervisningen även definiera anmälning i efterhand som öppnas efter att den egentliga anmälningstiden har gått ut. Med anmälning i efterhand kan man fylla tomma platser på kursen, och under den tid som denna anmälning pågår bekräftas de anmälda genast om det fortfarande finns plats på kursen. Utöver anmälning i efterhand kan undervisningen även definieras extra tid för ångrande under vilken studerande kan återkalla sin anmälan även efter bekräftelse. Det är inte nödvändigt att använda anmälning i efterhand och extra tid för ångrande.

Studieförvaltningen svarar för fastställandet av anmälningstider i Sisu.

När anmälningstiden tar slut
I slutet av anmälningstiden bekräftas anmälningarna antingen automatiskt på följande natt av Sisu eller manuellt av läraren eller administrationen. Du kan kontrollera i Sisu på studiemomentets grundinformation under delen Anmälning.

Automatisk bekräftelse = Sisu väljer bland anmälda de studenter som uppfyller urvalskriterierna och vilka som passar in i studiemomentet. Urvalet tar också hänsyn till studenternas gruppönskemål och eventuella förval av läraren.

Manuell bekräftelse = i slutet av anmälningstiden uppdaterar läraren eller administrationen anmälningsläget och bekräftar deltagarna. Förval av anmälda är fortfarande möjligt före bekräftelse. 

1. Välj Uppdatera anmälningsläget. Uppdatera webbläsarsidan efter några minuter för att se resultaten.
2. Välj Bekräfta deltagare.
3. En sammanfattning av de studenter som ska bekräftas öppnas i fönstret.
4. I fönstret välj Bekräfta valen.

Någon från administrationen ställer anmälningsinställningar och urvalskriterier för undervisningen. Vid behov kan du kontakta utbildningsplaneraren i frågor gällande detta. 

När en studerande anmäler sig till undervisningen kontrollerar Sisu automatiskt genast vissa kriterier så att den studerande kan godkännas till undervisningen. 

Grundläggande krav som kontrolleras för alla anmälningars del: 

• Studeranden har en giltig studierätt 
• Studeranden har anmält sig som närvarande 
• Studieavsnittet hör till den huvudsakliga studieplanen 
• Studieavsnittets krav på obligatoriska tidigare kunskaper uppfylls (om sådana har definierats) 

Utöver dessa obligatoriska grundläggande krav kan man per kurs även fastställa villkor enligt vilka studerande i första hand väljs till kursen. När de anmälda studerandena väljs till kursen utifrån dessa s.k. ordnande kriterier har ordningen i vilken de studerande har anmält sig ingen betydelse. Studerande väljs efter anmälningstiden enligt hur de uppfyller kursens kriterier.

Ordnande kriterier kan vara:

• Tillhörighet till en målgrupp 
• Studieavsnittets rekommenderade tidigare kunskaper 
• Antalet studiepoäng som genomförts för examen 
• Godkänd anmälan till undervisningen 
• Den studerande kan inte väljas till parallell undervisning 

Om kursens deltagare bekräftas genast vid anmälningstidpunkten, kontrolleras endast de ovan nämnda grundläggande kraven och de ordnande kriterierna har ingen betydelse. 

Om det finns plats på kursen efter att anmälningstiden har gått ut blir studeranden vald även om hen inte uppfyller alla kriterierna. De ordnande kriterierna kan också användas som hindrande kriterier. I detta fall väljs endast de studerande som uppfyller alla kriterierna. 

Studenternas anmälningar kan bekräftas antingen efter att anmälningstiden gått ut eller löpande. Anvisningarna på denna sida gäller i huvudsak anmälningar som bekräftas först efter anmälningstidens utgång.

När valet av deltagare bland de anmälda och bekräftelsen sker efter anmälningstidens utgång är det fråga om en så kallad normal anmälan. Vid normal anmälan kan man också välja om man använder automatisk eller manuell antagning, dvs. om studenternas anmälningar bekräftas automatiskt omedelbart efter att anmälningstiden har gått ut eller om man vill att läraren eller Studentservicen vid fakulteten ska gå igenom anmälningarna separat och bekräfta dem manuellt. Anmälningstiden ska ha löpt ut innan studieavsnittet inleds. Efter den egentliga anmälningstiden kan det öppnas en efteranmälan som kan vara öppen till exempel en vecka eller, om så önskas, fram till att hela studieavsnittet avslutats. Under efteranmälan fylls lediga platser i anmälningsordning, dvs. anmälningarna bekräftas kontinuerligt allteftersom studenterna anmäler sig.

Vid löpande bekräftelse av anmälningar, dvs. vid anmälan med direkt bekräftelse, godkänns eller avslås studentens anmälan omedelbart vid tidpunkten för anmälan. En student som uppfyller de grundläggande kraven godkänns för undervisning genast, om det finns platser kvar i de undervisningsgrupper som hen valt. Prioriterande kriterier beaktas inte. Studenten kan ta tillbaka sin anmälan fram till början av studieavsnittet. Anmälningstiden kan pågå under hela studieavsnittet. Du kan läsa mer om detta i avsnittet Löpande bekräftelse av anmälan.

Vid anmälan till undervisningen kan användas en löpande bekräftelse av anmälan, dvs. anmälan med direkt bekräftelse. Detta innebär att studentens anmälan godkänns eller avslås samt bekräftas omedelbart vid tidpunkten för anmälan. Det vanligaste sammanhanget för anmälan med direkt bekräftelse är studieavsnitt med akvarietentamen, dvs. tentamen i Examinarium, där det är nödvändigt att hålla anmälan öppen under hela den tid som studieavsnittet pågår.

Studentens anmälan kan godkännas, om hen uppfyller de grundläggande kraven och det finns platser kvar i den undervisningsgrupp som hen valt. De grundläggande kraven kan du se i avsnittet Granskningar och urvalskriterier förknippade med anmälningar på den här sidan. Prioriterande kriterier beaktas inte, eftersom anmälningarna bekräftas omedelbart och det därför inte är möjligt att rangordna de anmälda studenterna.

Stegen för anmälan med direkt bekräftelse skiljer sig från den normala anmälan. I den direkta bekräftelsen finns inga steg som anknyter till bekräftelse av anmälan, eftersom anmälan alltid bekräftas omedelbart efter att studenten har anmält sig. Detta avviker från normal anmälan, där anmälan bekräftas först efter att anmälningstiden gått ut.

Du kan se din kommande, pågående och förflutna undervisning i kalenderformat på sidan Kalender i Sisu när du har valt de studieavsnitt och undervisningsgrupper som ska visas i kalendern i sidobalken till höger. Du kan läsa kalendern en vecka eller en månad i taget. Du kan också exportera kalendern till din egen elektroniska kalender.

Som utgångsinställning visas ingen undervisning i kalendern. I sidobalken till höger kan du söka önskade studieavsnitt och välja de undervisningsgrupper du önskar i kalendern.

1. Välj fliken Kommande, Pågående eller Förflutna.
2. Öppna uppgifterna om studieavsnittet med pilen efter dess namn.
3. Aktivera valet Visa händelserna i kalendern.

Upprepa detta för undervisningsgrupperna i alla önskade studieavsnitt. Observera att alla studietillfällen i den valda undervisningsgruppen kommer fram i kalendern även om du är inskriven som lärare bara för en del av undervisningsgångerna. Inställda undervisningstillfällen syns i kalendern med status ”inställt”.

Uppgifterna för enskilda undervisningstillfällen ser du genom att föra pekaren på tillfället. I de närmare uppgifterna ser du förutom information om genomförande, undervisningsgrupp och plats också eventuella tilläggsuppgifter.

Du kan exportera de tillfällen som visas i kalendern till din egen elektroniska kalender med hjälp av kalenderlänken på sidan.

1. Klicka på Exportera till extern kalender ovanför kalendern.
   
   
   
    
2. Klicka på Kopiera i det fönster som öppnas.
   
   
   
    
3. Öppna din egen elektroniska kalender och lägg till den kalender som du importerar.

Helpdesks instruktioner för att lägga till kalenderevenemang i Outlook-kalendern finns på sidan Synkronisering av kalendrar. Instruktioner för användning av andra kalenderappar hittar du i respektive apps egen bruksanvisning.

I din egen elektroniska kalender ser du direkt namnet på studieavsnittet, namnet på undervisningsgruppen och undervisningsplatsen i kalendervyn. Genom att öppna beskrivningen av evenemanget kan du också se eventuell tilläggsinformation för undervisningstillfället.

Du kan också exportera en kalender via Optime där all schemalagda undervisning vid universitetet i regel planeras. Instruktioner för användning av Optime-kalendern finns på Flamma på sidan Lokalboknings- och undervisningskalendrar i Optime.

Du kan skicka meddelanden från undervisningen till de anmälda och till studerande som ännu inte har anmält sig, men har lagt till undervisningen i sin kalender i Sisu. Du kan skicka meddelanden från fliken Meddelanden.

Obs! Studeranden ser meddelanden som skickas via Sisu endast i Sisu och det skickas inte e-postmeddelanden om dem.   

När du skickar ett nytt meddelande ska du först filtrera meddelandets mottagare och sedan trycka på Lägg till till mottagarna, vilket aktiverar sänd-knappen. Som standard skickas meddelandena till de studerande som har valts till undervisningen.  

Alla skickade meddelanden syns i sektionen Skickade meddelanden.  

Dessutom skickar Sisu automatiska meddelanden. Automatiska meddelanden skickas till de anmälda i följande fall: 

• Undervisningens status ändras från publicerad till inhiberad 
• En undervisningsgrupp inhiberas 
• Informationen om var undervisningen hålls ändras för en undervisningsgrupps tidsserie 
• Informationen om när undervisningen hålls ändras för en undervisningsgrupps tidsserie 
• Det sker ändringar i var undervisningen hålls för enskilda undervisningstider för en undervisningsgrupp 

Automatiska meddelanden skickas till de studerande som kommer att väljas till undervisningen (undervisningsgruppen) eller är valda (i förväg) eller redan bekräftade. Meddelandet skickas inte till studerande som inte väljs, har avslagits eller inte ryms med i undervisningen.  De studerande ser meddelandet på startsidan och i sina meddelanden. Man kan inte svara på meddelandena. 

Utöver Sisus meddelandefunktioner kan de studerande även kontaktas till exempel via kurssidan eller med hjälp av e-postadresserna som kan fås från deltagarlistan. Kontakt är även möjlig via Moodle-området om kursen använder ett sådant.  

Alla bruksanvisningar om Sisu sammanställda på sidan Sisu instruktioner för lärare.

Se även Lärarnas vanliga frågor om Sisu.

Du hittar relaterat innehåll för studerande på Instruktioner för studerande -sidorna, på sidan Sisu-instruktioner för studerande.